Скачать: 

ZP_Spravochnik2.doc

Побудова та принципи функціонування системи

• Безпосередньо розрахунок зарплати;
• Розрахунок нарахувань на зарплату (надалі, будемо називати їх фондами)
• Формування проведень по зарплаті;
• Формування і друк платіжних і розрахунково-платіжних відомостей, різних зведених документів, звітних документів.

Порядок роботи з системою

• Внести дані до штатного розпису.
• Внести дані про надбавки та утримання.
• Ввести табелі на співробітників.
• Вказати системі місяць для розрахунку і місяці для перерахунку в спеціальному режимі.
• Виконати розрахунок заробітної плати і перевірити результати, переглянувши особові рахунки.
• Виконати розрахунок нарахувань на зарплату.
• Сформувати проведення по зарплаті.
• Розрахувати і роздрукувати платіжні і розрахунково-платіжні відомості, зведення.

1. Налаштування системи

«Налаштування» «Налагодження зарплати»

1.1. Формування переліку видів оплати

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку розрахунків»

1.2. Налаштування переліку полів особового рахунку

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР»

• Колонка «П/н» - суми, що обкладаються податком з доходів фізичних осіб (у системі надалі будемо називати прибутковим податком);
• Колонка «ПН2» - позначення, що використовується для розрахунку прибуткового податку для деяких полів, які мають особливості в розрахунку;
• Колонка «От» - входження в середні для відпускних;
• Колонка «Го» - входження в середні для держ.обов'язків;
• Колонка «Бол» - входження в середні для лікарняних;
• Колонка «Ал» - суми, з яких утримуються аліменти;
• Колонка «Нач» - суми, що входять в підсумкові суми «всього нараховано» і «всього утримано»;
• Колонка «П/ф» - суми, з яких утримуються пенсійний фонд, фонд страхування від безробіття і профспілкові внески;
• Колонка «Р/у (СП)» - для нарахувань показує суми, що входять в середню для вихідної допомоги, для утримань - суми, що виводяться у платіжній відомості;
• Колонка «СБ/к» - показано поля, суми з яких не повинні перераховуватися на картки, якщо зарплата видається не через касу підприємства;
• Колонка «М/пр» - показує поля, на які нараховується місячна премія поточного місяця, якщо премія нараховується на кілька полів ОР;
• Колонка «М/пр (пр)» - показує поля, на які нараховується місячна премія за результатами минулого місяця, якщо премія нараховується на кілька полів ОР;
• Колонка «Инд» - показує поля, на які нараховується індексація;
• Колонка «Зат» - колонка, яка дозволяє автоматично формувати шифри виробничих витрат для виділення окремих полів ОР, що відносяться на окремі бухгалтерські рахунки, на підставі шифрів виробничих витрат з відповідного довідника;
• Колонка «Спр» - колонка, в якій позначається входження полів у формування форми 1ДФ;
• Колонка «Г/пр» - колонка, яка показує входження до середньої для річної премії;
• Колонка «Суб» - колонка, яка показує входження до розрахунку довідки на субсидію;
• Колонка «П/фс» - колонка для входження полів до звіту з персоніфікації для пенсійного фонду;
• Колонка «П/фс2» - колонка, яка показує, на які поля проводяться нарахування до пенсійного фонду;
• Колонка «Уд» - колонка, яка показує, на які поля ОР нараховується утримання на кілька полів ОР;
• Колонка «С/с» - колонка показує, з яких полів утримується соцстрах;
• Колонка «Ф/з» - колонка, яка показує, на які поля проводяться нарахування до фонду страхування від безробіття;
• Колонка «ФС» - колонка, яка показує, на які поля проводяться нарахування до фонду соцстраху;
• Колонка «ФНП» - колонка, яка показує, на які поля проводяться нарахування до фонду страхування від нещасних випадків;
• Колонка «ФЗП» - колонка, яка показує розподіл нарахувань за складовими фонду оплати праці;
• Колонка «ЗП» - колонка показує, входить поле до ФОП чи ні;
• Колонка «Сравн» - колонка показує, при проведенні перерахунків за минулі місяці проводити порівняння за кодами полів особового рахунку або ще враховувати коди наказів.

1.2.1. Додавання нового поля ОР

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку полів ОР» - «Додати»

• Прибутковий податок
• Пенсійний фонд
• Соц.страх.
• Фонд зайнятості
• Аліменти
• Профспілкові внески
• Допомога на поховання

1. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку відпускних, потрібно поставити галочку навпроти поля «відпускних».
2. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку додаткових відпускних, які оплачуються з прибутку підприємства, потрібно поставити галочку навпроти поля «відпускних з прибутку».
3. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку вихідної допомоги, потрібно поставити галочку навпроти поля «вихідна допомога».
4. Якщо нарахування є премією, що нараховується за результатами роботи минулого місяця, для правильного входження цієї премії до розрахунку середньої зарплати для лікарняного, потрібно поставити галочку навпроти поля «лікарняних (заохоч.випл.)».
5. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку лікарняного всією сумою, треба поставити галочку навпроти «лікарняних (з 10.2001)».
6. Якщо нарахування є разовою виплатою, яка особливим чином, пропорційно до відпрацьованого часу входить до розрахунку середньої зарплати для лікарняного, потрібно поставити галочку навпроти поля «лікарняних (разові випл.з 2006)».
7. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку річної премії, треба поставити галочку навпроти поля «річної премії». При цьому звертаємо Вашу увагу на те, що система тільки збирає дані для річної премії. ЇЇ розрахунок окремо налаштовується за додатковою домовленістю з розробником.
8. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку держ.обов'язків та відрядження, потрібно поставити галочку навпроти поля «держобов'язків».
9. Якщо нарахування входить до середньої зарплати для розрахунку квартальної премії, треба поставити галочку навпроти поля «квартальної премії». Аналогічно, як і для річної премії, система лише збирає дані для квартальної премії. Її розрахунок залежить від специфіки підприємства і налаштовується за додатковою домовленістю з розробником.

• В полі «В нарах.на ЗП для ПФУ» вказується, чи оподатковується нарахування пенсійним фондом. При цьому потрібно вказати, куди в бухгалтерському обліку отримана з цього поля сума фонду буде ставитися - на витрати, на прибуток, за рахунок соцстраху (якщо виплата здійснюється за рахунок соцстраху) або буде братися окремо до розрахунку обмеження зарплати, якщо зарплата перевищує встановлене обмеження (для виплат чорнобильцям, наприклад, чорнобильський відпустка).
• В полі «В нарах.на ЗП для фонда соцстраху» вказується, чи оподатковується нарахування соцстрахом і як воно відображається в бухгалтерському обліку.
• В полі «В нарах.на ЗП для фонда зайн.» вказується, чи оподатковується нарахування фондом страхування від безробіття і як воно відображається в бухгалтерському обліку.
• В полі «В нарах.на ЗП для ФНВ» вказується, чи оподатковується нарахування фондом страхування від нещасних випадків і як воно відображається в бухгалтерському обліку.

1. У полі «Довідка на субс.» потрібно вибрати, чи входить нарахування до уваги довідки на субсидію, і, якщо так, то в яку колонку довідки входить;
2. У полі "Форма 1-ДФ» потрібно вказати код нарахування з довідника кодів, наданому податковою інспекцією для того, щоб система змогла розрахувати форму 1-ДФ;
3. У полі «Персоніфікація» потрібно вибрати, яким чином нарахування відображається в персоніфікації, яка надається у Пенсійний фонд.
4. У полі «Входить в заробітну плату» потрібно вказати, входить нарахування до фонду оплати праці чи ні. Ця інформація використовується в розрахунку зведень із зарплати.
5. У полі «Входження до ФОП» робляться позначки, до якої складової фонду оплати праці відносяться нарахування. Ці позначки потім використовуються при розрахунку статистичних даних по зарплаті.

• Розрахунок надбавки, що нараховується на кілька полів особового рахунку. Наприклад, надбавка за вислугу років нараховується не тільки на оклад, а на оклад і на надбавки до окладу. У цьому випадку використовується поле «Враховувати для доплат, нарахування на декілька полів ОР». У цьому полі ставиться галочка для тих нарахувань, які входять у розрахунок вислуги років (оклад, надбавка за шкідливість і т.д.).
• Розрахунок премії, при якому премія нараховується не тільки на оклад, а на оклад і на надбавки до окладу поточного місяця. У цьому випадку використовується поле «Входить в розрахунок місячної премії в поточному місяці». У цьому полі ставиться галочка для тих нарахувань, які входять у розрахунок премії (оклад, надбавка за шкідливість і т.д.).
• Розрахунок премії, при якому премія нараховується не тільки на оклад, а на оклад і на надбавки до окладу минулого місяця. У цьому випадку використовується поле «Входить в розрахунок місячної премії за минулий місяць». У цьому полі ставиться галочка для тих нарахувань, які входять у розрахунок премії (оклад, надбавка за шкідливість і т.д.).
• Розрахунок індексації зарплати у зв'язку зі зміною індексу інфляції. Для нього в полі «Враховувати в індексації» потрібно вибрати той варіант, яким чином враховується для індексації дане нарахування («не враховується», «враховується (осн.,суміс,неопод.суми)» або «враховується (труд.угода)»). Крім цього, у списку полів ОР повинні бути введені поля ОР «індексація неопод.сум» та «індексація труд.угод», для яких у макеті введення в полі «Враховувати в індексації» повинні бути проставлені відповідні відмітки: «є полем для індексації неопод.сум» або «є полем для індексації труд.угод».
• Розрахунок утримань, що нараховуються на кілька полів особового рахунку. Наприклад, страхування співробітників. У цьому випадку використовується поле «Враховувати для утримання, нарахування на декілька полів ОР». У цьому полі ставиться галочка для тих нарахувань, які входять у розрахунок цього утримання.
• Якщо при перерахуванні зарплати на картку не потрібно перераховувати суми за якимось нарахуванням, то в поле «Перераховано в ощадкасу» не потрібно ставити галочку.
• Оскільки при включенні в середні річних та піврічних премій є особливості, то в полі «Є нарахуванням» потрібно для цих полів вибрати відповідно «річна премія» або «піврічна премія». Для всіх інших полів особового рахунку в цьому полі повинно стояти «Не річна і півріч.премія».

• Розрахунок прибуткового податку для деяких нарахувань має особливості, які потрібно налаштувати, щоб розрахунок виконувався правильно.
  1-ше - особливості оподаткування допомоги на поховання для своїх співробітників. Для даного поля особового рахунку в полі «допомога на поховання» (у 3-тій групі «З поля утримуються») потрібно поставити галочку.
  2-ге - деякі нарахування не повинні враховуватися при нарахуванні соцпільги. Щоб система їх виключала з прибутку в момент визначення, чи покладена співробітнику соцпільга, потрібно в полі «не врах.для соцпільг» (у 3-тій групі «З поля утримуються») потрібно поставити галочку.
  3-тє - коли підприємство платить за навчання співробітників. Для правильного оподаткування для цього поля особового рахунку в полі «Є» потрібно вибрати режим «навч.врах.для соц.пільги».
  4-те - коли підприємство страхує своїх співробітників. Для правильного оподаткування для цього поля особового рахунку в полі «Є» потрібно вибрати режим «страх.не врах.для соц.пільги».
  5-те - оподаткування матеріальної допомоги. Можна вручну відслідковувати, в який момент мат.допомогу потрібно оподатковувати прибутковим податком. Можна цю операцію передати на виконання системою. У цьому випадку для поля «мат.допомога» потрібно в полі «Є» вибрати режим «мат.допомога для розпод.».
  Для всіх інших полів нарахувань в полі «Є» має стояти «не є страх., навч., тр.угод., негрош.випл.».

• Чи входить це поле до «Всього утримано» або воно є довідковим полем. Якщо входить, то потрібно поставити галочку навпроти «входить до «Всього утримано».
• Потрібно вибрати вид утримання в полі «Вид утримання». Система надає список зарезервованих для розрахунків видів утримань. Якщо Ваше утримання не належить до жодного з перерахованих, потрібно вибрати вид «все решта».
• Навпроти поля «Викор.для формув.плат.від-ті» треба поставити галочку, якщо поле з зарезервованих утримань має з'явитися у платіжній відомості.
• Для полів ОР утримання пенсійного фонду, соцстраху та фонду страхування від безробіття навпроти поля «Відрах.з бази для опод.прибутк.податком» повинна стояти галочка. Для інших утримань в цьому полі нічого не повинно стояти.
  ПІДСУМКИ

1.3. Налаштування довідника доплат і утримань

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань»

• Сумові надбавки, що встановлюються на місяць і не залежні від відпрацьованого часу.
• Сумові надбавки, що встановлюються на період і не залежні від відпрацьованого часу.
• Сумові надбавки на період, що залежать від відпрацьованого часу.
• Процентні надбавки, що встановлюються на період та залежні від відпрацьованого часу.
• Доплати за роботу в нічний, вечірній час та святкові дні.
• Індексація зарплати у зв'язку з підвищенням цін.
• Лікарняні.
• Профспілкова відпустка.
• Прибутковий податок.
• Утримання до фонду страхування від безробіття.
• Утримання до фонду соцстраху.
• Утримання у пенсійний фонд.
• Утримання профспілкових внесків.
• Аліменти, заборгованість з аліментів, заборгованість державі.
• Кредит.
• Позика.
• Перерахування на картку.

У ньому потрібно вказати назву наказу, код наказу, номер за порядком, в полях «Шаблон», «Визначений», «Невидимий» при додаванні звичайного виду наказу нічого не ставимо, в полі «Процедура розрахунку» ставимо необхідну процедуру розрахунку. Якщо на підприємстві використовується відразу декілька видів оплати (окладники, сумісники, відрядники), і співробітникам на різних видах оплати нараховується надбавка однакового типу (наприклад, надбавка за шкідливість), але процедури розрахунку для цих видів оплати різні, то при налаштуванні може бути два шляхи: 1-й - для різних видів оплати зробити різні види наказів та заносити до них співробітників, 2-й - вносити співробітників в один наказ, але вказати системі, що в цьому наказі повинно працювати 2 види розрахунків. Перший шлях трохи простіший в налаштуванні, але вводити співробітників в різні накази не дуже зручно. А другий шлях трохи складніше налаштовувати, однак вводити дані потім простіше. Для реалізації другого шляху в полі «Процедура розрахунку» передбачена можливість вводити мітку розрахунку. Вона пишеться з початку поля англійськими літерами і починається з «:». Ім'я мітки може бути будь-яким, наприклад «: p4». Потім потрібно перейти в режим «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування процедур розрахунків» і вказати для даної мітки назви розрахунків. Як це робиться, буде описано нижче при розгляді цього довідника. У полі «Тип наказу» ставимо назву макета введення. У полі «Поле ОР для ШВВ» ставимо номер поля ОР зі списку полів ОР, якщо при заповненні цього виду наказу потрібно автоматично замінювати останню цифру в ШВВ.

1.4. Формування переліку розрахунків

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку розрахунків»

У полі «Розрахунок» вводиться вид наказу з переліку доплат/утримань. Якщо Ви не пам'ятаєте код наказу, його можна вибрати, натиснувши кнопку праворуч від поля введення. Результат роботи розрахунку записується в полі «Особовий рахунок». Якщо Ви не пам'ятаєте код поля, натиснувши кнопку справа, можна вибрати його із списку. У другому полі «Особовий рахунок2» вводиться ще один код поля ОР для деяких розрахунків, які пишуть результат відразу в два поля (наприклад, для розрахунку нарахувань і утримань «_na_ud»). Після введення всіх полів потрібно натиснути кнопку "Зберегти".

1.5. Формування переліку розрахунків по фондах

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Форм. переліку роз. по фондах»

3. «_cmpfnd».

1.6. Редагування довідника постійних величин

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування довідника констант»

У цьому довіднику зібрані параметри розрахунків, які можуть змінюватися протягом роботи системи на підприємстві у зв'язку зі зміною законодавства або можуть відрізнятися для різних підприємств. Ці постійні величини (будемо надалі називати їх константами) потрібно вчасно змінювати, інакше розрахунки будуть давати неправильні результати. Змінювати значення вже наявних констант можна в режимі головного меню «Довідники» «Постійні величини». Додавати нові константи можна тільки в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування довідника констант». Щоб додати нові константи, потрібно увійти в даному режимі в перегляд списку констант і в контекстному меню вибрати режим «Додати» або натиснути на клавіатурі клавішу «Ins». Після цього на екрані з'явиться макет введення:

У ньому потрібно ввести назву постійної величини, ідентифікатор, який встановлюється розробником, період дії (якщо дата закінчення відразу не відома, то її не ставимо) і значення на зазначений період. Потім натискаємо кнопку «Зберегти». Якщо значення константи зміниться, то його можна змінити або в цьому режимі, або в режимі головного меню «Довідники» «Постійні величини». Зміна значення константи в даному режимі робиться так: потрібно в списку знайти «старий» запис, проставити в ньому дату закінчення, після чого додати новий запис (можна скопіювати зі «старого» запису), в якому ще раз вказати ідентифікатор (той самий, що і в старому записі) константи, новий період і нове значення.

• zan1000 - якщо значення цього параметра = 1, то при утриманні та нарахування внесків до фонду безробіття враховується обмеження зарплати;
• soc1000 - якщо значення цього параметра = 1, то при утриманні та нарахування внесків до фонду соцстраху враховується обмеження зарплати;
• pns1000 - якщо значення цього параметра = 1, то при утриманні та нарахування внесків до пенсійного фонду враховується обмеження зарплати;
• nsl1000 - якщо значення цього параметра = 1, то при нарахуванні внесків до фонду страхування від нещасного випадку враховується обмеження зарплати;
• sum_ogr - величина обмеження зарплати, вище якого внески до фондів не беруться;
• gr_soc - величина зарплати, після якої при утриманні соцстраху застосовується 1% (замість 0,5%);
• cod_soc - код поля особового рахунку з переліку полів ОР, в яке записується довідково сума соцстраху 0,5% для тих, у кого зарплата менше кордону gr_soc, додатково до поля особового рахунку «соцстрах», до якого записується сума утримання в соцстрах для всіх співробітників;
• proc_pns - відсоток утримання пенсійного фонду з зарплати;
• proc_soc - відсоток утримання соцстраху з зарплати вище gr_soc;
• proc_soc1-відсоток утримання соцстраху з зарплати нижче gr_soc;
• proc_zan - відсоток утримання фонду безробіття із зарплати;
• proc_prf - відсоток утримання проф. внесків з зарплати;
• prof_pns - відсоток відрахування в пенсійний фонд;
• prof_pnsi - відсоток відрахування в пенсійний фонд для інвалідів;
• prof_soc - відсоток відрахування до фонду соцстраху;
• prof_zan - відсоток відрахування до фонду безробіття;
• prof_nsl - відсоток відрахування до фонду нещасних випадків.

• datnal - перехід на новий розрахунок прибуткового податку, з 2004 року значення повинне бути = 1;
• minnal - межа суми зарплати, при якій при розрахунку прибуткового податку покладена соц.пільга;
• soclgot - сума соц.пільги;
• procsl - неоподатковуваний відсоток по страховці за рахунок підприємства при розрахунку приб. податку;
• npogr - неоподатковувана сума на поховання свого працівника;
• izmlg  - зміна пільги на дітей; якщо значення = 0, то дається ще одна додаткова пільга в розмірі соцпільги, =1 - не надається додат. пільга;
• izmnx - якщо значення = 1, то при нарахуванні сум майбутніх періодів пільга не надається;
• proc_s - відсоток прибуткового податку з сумісників.
  Для розрахунку індексації

• prmin - величина прожиткового мінімуму для розрахунку індексації;
• pinf - константа, що показує поріг інфляції, після чого починає нараховуватися індексація (значення повинно бути 101);
• kfind - індекс інфляції в %, якщо використовується розрахунок з переліку розрахунків «_indeks»;
• normavir - місячна норма виробітку при розрахунку індексації для відрядників.
  Для розрахунку лікарняного

• Minimum - сума мінімальної зарплати;
• statss - значення = 1 і показує, що в статистиці накопичуються без обмеження суми, що обкладаються соцстрахом;
• blotr - значення = 1, якщо при розрахунку середньої зарплати суму, що перевищує обмеження по зарплаті, в не повністю відпрацьованому місяці потрібно брати пропорційно до відпрацьованого часу незалежно від причини неявки;
• bl2006 - значення завжди повинно бути = 1;
• bl2008 - значення = 1, якщо потрібно включити зміни до розрахунку лікарняних з січня 2008 року (змінений розрахунок за мінімальною ЗП, коли лікарняний переходить на 2 місяці і визначення кількості відпрацьованих на попередньому місці роботи місяців);
• bl0508 - значення = 1, якщо зроблений перехід на новий код статистики з 22 травня 2008 року через нове включення разових виплат.
  Для збору статистики для розрахунку лікарняного

• dnotp — к-сть календарних днів у році за вирахуванням святкових і неробочих днів;
• prkf - якщо значення = 1, при розрахунку відпускних річна премія не множиться на коефіцієнт, що збільшується.
  Для розрахунку аліментів

• proc_nbk - фіксований відсоток банку при виплаті зарплати через картки
• min_sbor - сума мінімального поштового збору
• isminal - якщо значення = 1, враховується, щоб сума аліментів не була менше відсотка від мінімальної з/п.
  Для розрахунку форми 1-ДФ

• bez_kop - округлення (якщо значення = 1, то сума до видачі виходить без копійок і копійки переходять на майбутні періоди);
• kopuv - якщо значення = 1, то для звільнених співробітників суму «до видачі» буде розраховувати до копійок, а для інших працівників сума «до видачі» буде заокруглюватись, як вказано у параметрі «bez_kop».
  Для розрахунків доплати за роз'їзний характер роботи

• sum_rozezd - сума доплати за роз'їзний характер робіт;
• sumrzn - сума доплати за роз'їзний характер робіт, якщо кількість виїздів проставляється в табелі.
  Для розрахунку доплат за нічні, вечірні, святкові при проставленні часу в табелі

• pr_vech - % для вечірніх при розрахунку за табелем;
• pr_prazn - % для святкових при розрахунку за табелем;
• pr_noch - % для нічних при розрахунку за табелем.
  Для розрахунку премії відрядникам за нарядом

• okl - код поля ОР для окладу;
• otpt - код поля ОР для поточних відпускних;
• otpb - код поля ОР для майбутніх відпускних.

1.7. Формування довідника неявок для табелів

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування довідника неявок для табелів»

• Поле «Врах. при розрах.однораз.виплат і премій при розр. лікарняних». При розрахунку сум одноразових виплат, що входять у розрахунок середніх для відпускних, потрібно ввести дві неявки «лікарняні» і «відпускні». Для неявки «лікарняні» вказати в цьому полі «відноситься до лікарняних». Для неявки «відпускні» вказати «відноситься до відпускних». Для решти неявок в цьому полі слід вибрати значення «не враховується».
  Якщо на підприємстві багато співробітників, щоб полегшити введення неявок, можна піти таким шляхом: для неявок по відпускних і лікарняному не проставляти в табелі час. Оскільки дані про відпускні та лікарняні для розрахунку сум відпускних і лікарняних заносяться в спеціальний наказ, то можна ввести накази на відпустку, а потім вибрати в тому ж режимі пункт контекстного меню «Проставити ознаку наявності неявки у табелі». Після цього в табелі на кожного співробітника система проставить, чи був він у відпустці в цьому місяці. При такому налаштуванні для розрахунку статистичних даних у полі «Додається до відпр.часу при розрахунку статист.даних» для цієї неявки потрібно вказати, що час береться з наказу, тобто вибрати в цьому полі значення «є відпусткою і дод.з наказів на відп.».
• Поле «Додається до відпр.часу для розрахунку лікарняних». При розрахунку лікарняних відпрацьований час для середньої зарплати збільшується на час прогулів. Якщо потрібно, щоб система автоматично з табеля витягувала дану неявку й корегувала час для розрахунку лікарняних, потрібно створити неявку «Прогул» і в цьому полі поставити галочку.
• Поле «Для викл.міс.з тих,за які сплач.внески до СС при розрах.лікарняних». Якщо співробітник був повний місяць у відпустці за свій рахунок або був на лікарняному у зв'язку з нещасним випадком на виробництві, то цей місяць не враховується в числі тих, в яких сплачувалися внески в соцстрах. Щоб система автоматично виключала такий місяць, потрібно створити неявку «Відпустка за свій рахунок» або «Травма на виробництві» і в даному полі поставити галочку.
• Поле «Для викл.міс.при розрах.річної премії в розрах.лікарняних». Це поле використовується, якщо потрібно автоматично виключати місяці з розрахункового періоду для розрахунку лікарняного для тих неявок, які тривають повний місяць, тобто таких, як хвороба, відпустка по вагітності та пологах, відпустка по догляду за дитиною до 3-х років. Потрібно створити вищеперелічені неявки і в даному полі поставити галочку. Такі неявки, як відпустка по вагітності та пологах та відпустка по догляду за дитиною до 3-х років, використовуються при розрахунку середньооблікової кількості. Якщо вони будуть вводитися через табель, то в полі вводу «Викл.при розрах. середньообл.к-сті (береться з табеля чи ні)» також має стояти, що час береться з табеля.
• Поле «Для викл.місяця з розрахунку відпускних». Неявка «Відпустка по догляду за дитиною до 3-х років» впливає на розрахунок декількох розрахунків (лікарняних, відпускних, середньооблікової кількості). Тому, якщо потрібно, щоб при наявності цієї неявки автоматично виключався місяць з розрахунку відпускних, потрібно для неї в даному полі поставити галочку.
• Поле «Викл.з календ.днів для розрахунку відпускних». Неявки, що не оплачуються і відбуваються з вини адміністрації або за законом, виключаються із календарних днів, на які ділиться заробіток за 12 місяців при розрахунку відпускних. Щоб система автоматично накопичувала час даних неявок (відпустка з вини адміністрації, весілля, похорон, простій, оплачувана), потрібно створити записи з даними неявками і в цьому полі макета введення поставити галочку.
• Поле «Додається до відпрац.часу при розрахунку статист.даних». На розрахунок середньооблікової чисельності в еквіваленті повної зайнятості впливає час перебування в оплачуваній відпустці, у відрядженні, виконання держобов'язків. Щоб система змогла врахувати час перебування по даних неявках при розрахунку середньооблікової чисельності, потрібно ввести вищезгадані неявки і в даному полі вказати, звідки брати для них час. Неявки по відпускних використовуються при розрахунку разових виплат для лікарняних. За ними час вводиться в табель. Для відряджень і держобов'язків необов'язково брати час з табеля, можна брати його з особових рахунків чи наказів. Спосіб вибору часу вказується в даному полі.

1.8. Ознаки видів оплати для лікарняних

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Ознаки видів оплати для лікарняних»

• 1 - вид оплати ставиться до оплати за окладом;
• 2 - вид оплати ставиться до оплати за погодинною тарифною ставкою;
• 3 - вид оплати ставиться до відрядниках.

Записи в цьому довіднику повинні бути введені для всіх видів оплати, виділених у режимі «Формування переліку розрахунків». У макеті введення потрібно вказати код виду оплати та ознаку, до чого відноситься даний вид оплати.

1.9. Редагування процедур розрахунків

«Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування процедур розрахунків»

1.10. Налаштування параметрів зарплати

«Налаштування» «Параметри системи»

Для налаштування параметрів зарплати слід перейти в режим «Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати»:

1.10.1. Загальні налаштування параметрів зарплати

«Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати»

1.10.2. Параметри наказів

«Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати» - «Накази»

Аналогічно за замовчанням у полі «Проставляти ШВВ в спрощених відпускних з ШР» стоїть галочка. Це означає, що при занесенні наказів в режимі «Первинні документи» «Спрощені відпускні» ШВВ проставляється автоматично з штатного розкладу. А якщо в цьому рядку галочка не стоїть, то ШВВ, у разі потреби, треба буде вносити вручну.

Якщо в полі «Перерахунок % в наказах індексації при зміненні дати базового запису» поставити галочку, то система автоматично буде перераховувати відсоток індексації у відповідних наказах при зміні дати базового запису. А якщо галочку не ставити, то перерахунок треба буде запускати вручну через пункт контекстного меню «Перерахувати % індексації» в режимі перегляду наказів на індексацію («Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Дозволяє нараховувати індексацію індивідуально»).

1.10.3. Параметри табелів

«Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати» - «Табелі»

Якщо в полі «У перевірці табелів враховувати годинни» стоїть галочка, то це означає, що при перевірці табелів (в режимі «Первинні документи» «Табелі» «Перевірка наявності табелів») будуть враховуватися години, а якщо галочка не стоїть, то при перевірці наявності табелів будуть враховуватися тільки дні.

1.10.4. Параметри довідників

«Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати» - «Довідники»

В ньому слід вказати коди довідників аналітики, в які вносяться типи ставок страхового внеску, категорії застрахованих осіб, підстави для обліку стажу окремим категоріям осіб та об'єкти нарахування страхових внесків для коректного введення даних про пенсійне страхування у наказах в штатному розписі.

1.10.5. Параметри зведень

«Налаштування» «Параметри системи» - «Облік заробітної плати» - «Зведення»

При переході в даний режим відкриється наступне вікно:

 

 

Якщо в полі «Відображати повний рік в персоніфікації» поставити галочку, то система буде показувати дані щодо працівника в режимі «Зведення» «Персоніфікація» «Перегляд» за повний рік.

Якщо в цьому пункті меню вибрати підпункт «Ім'я вихідн.файлу 1ДФ (DArrccnn.k)», то з'явиться наступне вікно:

 

 

Ці параметри використовуються при формуванні форми 1-ДФ. Якщо в цьому режимі проставити код області та органу державної податкової служби і натиснути кнопку «Зберегти», то система не буде запитувати Вас про ці параметри при формуванні форми 1-ДФ.

2. Введення первинної інформації в систему

2.1. Список співробітників

«Довідники» «Довідники аналітики» «Персонал (підзвітні особи)»

Список співробітників в системі відіграє важливу роль, тому що в ньому вводяться всі співробітники, яким нараховується заробітна плата. Кожному співробітнику присвоюється унікальний код, який далі будемо називати табельний номер. На цей табельний номер вводитиметься інформація про всі доплати і утримання, що є для співробітника.

 

 

Крім табельного номера, у списку співробітників вводяться всі дані про співробітників, які використовуються в різних розрахунках і відомостях. На наступному рисунку представлений шаблон введення інформації про працівника:

 

 

Щоб система змогла розраховувати лікарняні, у списку працівників потрібно зробити додаткове налаштування, щоб для кожного співробітника можна було вказувати, чи він сплачував внески в соцстрах на попередній роботі. Після того, як налаштування зроблене (робиться один раз), можна заходити в перегляд довідника персоналу в даному режимі і вводити інформацію про співробітників. Налаштування робиться в режимі «Налаштування» «Довідники аналітики». У ньому потрібно створити такі розширення до довідника:

1. Розширення з ім'ям «VZNSS», що позначає, чи була сплата страхових внесків за 6 місяців до дати прийому на роботу. Тип розширення - логічний (так, ні). Для співробітників, які відпрацювали понад 6 місяців на одному підприємстві, можна дане поле в розширеннях не заповнювати. Для нових співробітників його заповнювати потрібно, тому що інакше в системі не матиме даних про сплату страхових внесків. Це розширення використовувалося в 2007 році.

2. З 2008 року в системі є можливість більш детального обліку кількості місяців сплати внесків в соцстрах. Для цього потрібно додати ще два розширення до довідника персоналу:

• «MVZNSS» - ціле число, що позначає кількість місяців, за які людина сплатила внески в соцстрах на попередній роботі;
• «UCHPRIN» - тип «так/ні», позначає, чи враховувати при підрахунку

кількості місяців, за які сплачувався соцстрах, місяць прийому на роботу.

Якщо розширень з пункту 2 немає, то система скористається даними з пункту 1.

Для створення цих розширень потрібно виконати такі послідовні дії:

• увійти в режим «Налаштування» «Довідники аналітики»;
• встановити маркер на рядок, що відноситься до довідника персоналу і в контекстному меню вибрати пункт «Розширення довідника»;
• натиснути на клавіатурі клавішу «Ins» або вибрати пункт контекстного меню «Додати»;
• заповнити макет введення.

Розглянемо, як заповнити макет введення для першого розширення до довідника:

 

 

У макеті потрібно поставити галочку в полі «Використовувати», в полі «Мітка» ввести ім'я розширення, ввести назву розширення і вибрати тип поля. Вказати спосіб занесення значень - користувачем. Потім натиснути кнопку «Зберегти». Аналогічно вводяться інші розширення.

Після створення модулів в режимі налаштування довідника персоналу, в макеті введення даних щодо працівника з'явиться додаткова закладка з розширеннями, в якій по кожному співробітнику можна вводити значення для створених розширень.

 

 

2.2. Список посад

«Довідники» «Довідники аналітики» «Посади для ЗП»

Програма поставляється з уже заповненим списком посад. Якщо він недостатньо повний для даного підприємства, то його можна розширити в режимі «Довідники» «Довідники аналітики» «Посади для ЗП», натиснувши клавішу «Ins» або вибравши пункт контекстного меню «Додати» і заповнивши наступний макет:

 

 

2.3. Довідник категорій персоналу

«Довідники» «Довідники аналітики» «Категорії персоналу для ЗП»

Важливе місце при обліку праці і зарплати має поділ персоналу підприємства на категорії за тими функціями, які вони виконують в процесі виробничо-господарської діяльності. Для даної системи такий розподіл буде проявлятися при розрахунку зведень, а також при рознесенні суми ЗП і нарахувань на зарплату за рахунками. Наприклад, можна виділити категорії згідно витратних рахунків, наприклад, рахунок 23, 91 і т.д. і за цими категоріями робити свій набір проведень.

2.4. Довідник постійних величин

«Довідники» «Постійні величини»

Під постійною величиною розуміється числове значення, яке не змінюється протягом тривалого проміжку часу і яке впливає на розрахунок інших величин. Наприклад, до них може відноситися сума мінімальної заробітної плати. Зміна числового значення постійних величин здійснюється стандартним чином (задання дати початку та дати закінчення дії даного числового значення). Сам довідник постійних величин встановлюється розробником під час запуску системи. На наступному рисунку вказано ті постійні величини, значення яких використовуються системою при розрахунку різних доплат і утримань. Розширивши цей довідник (в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Довідник постійних величин»), користувач може пристосувати програму під зміни в законодавстві.

 

 

2.5. Календарі

«Довідники» «Календарі»

Для того, щоб простіше було вводити в систему дані про відпускні та лікарняні, треба створити календар на кожен місяць року, в якому будуть проставлені робочі, святкові і вихідні дні для тих видів оплати, які є на підприємстві. Якщо для різних видів оплати графіки роботи співпадають, то можна створювати один вид календаря. Дані про святкові дні, в момент введення календаря, бухгалтер повинен підкоригувати вручну, тому що в нашій країні є свята, дата яких змінюється для різних років. Введення календаря здійснюється так: у контекстному меню вибираємо режим «Додати» і заповнюємо макет. Спочатку вводимо номер календаря (для зручності можна зробити такий же номер, як і у вида оплати, наприклад, 1000), його назву, і вказуємо, чи буде проводитися розрахунок лікарняних виходячи з годин (якщо на підприємстві лікарняні оплачуються тільки по днях, то в цьому полі галочку не ставимо). Також зазначаємо, чи буде робитися календар у розрізі табельних номерів. Якщо у людей для одного виду оплати або для всього підприємства застосовується один графік роботи, то немає необхідності вводити табель на кожну людину. У цьому випадку галочку теж не ставимо.

 

 

Потім, стоячи маркером на створеному типі календаря, вибираємо в контекстному меню режим "Перегляд списку календарів» і вказуємо період відбору інформації. Після цього в новому вікні вибираємо пункт контекстного меню «Додати» і заповнюємо макет для кожного місяця. У макеті система сама проставить робочі дні (позначення «Р») і вихідні дні (позначення «В»). Святкові дні потрібно підкоригувати вручну (під конкретним числом місяця натиснути на кнопку і вибрати позначення «П»).

 

 

Після того, як всі поля введення заповнені, потрібно натиснути кнопку «Зберегти».

Виправити дані в календарі або видалити непотрібний календар можна за допомогою пунктів контекстного меню «Редагувати» і «Видалити» відповідно.

2.6. Прибутковий податок основний

«Довідники» «Прибутковий податок осн.»

Після прийняття закону про податок на доходи фізичних осіб у цьому довіднику буде всього один рядок:

• Базова сума — 0.
• Базовий податок — 0.
• Відсоток — 15.
• Дата початку — 01.01.07.
• Дата закінчення — порожня.

 

2.7. Довідник тарифів по машинах

«Довідники» «Прибутковий податок осн.»

Використовується для нарахування зарплати водіям. У ньому вказується код машини, назва машини, тариф і період дії тарифу. Цей довідник використовується в подальшому при введенні наказу на розрахунок зарплати водія в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання».

2.8. Поштовий збір для аліментів

«Довідники» «Пошт. збір для аліментів»

Цей довідник використовується при розрахунку аліментів для розрахунку поштового збору за пересилку аліментів. У довіднику вказується шкала, по якій пошта бере збір за пересилання сум, за допомогою пункта контекстного меню «Додати».

 

 

2.9. Електронний збір для аліментів

«Довідники» «Електр. збір для аліментів»

Даний довідник використовується при розрахунку аліментів для розрахунку збору, який бере банк при видачі зарплати через картки за пересилання аліментів. У довіднику вказується шкала, за якою банк бере збір за пересилання сум, за допомогою пункта контекстного меню «Додати».

 

 

2.10. Шкали для пенсійного фонду

«Довідники» «Шкали для пенс.фонду»

Цей довідник використовується при розрахунку пенсійного фонду для окремих категорій співробітників (бюджетників), для яких пенсійний фонд розраховується за шкалою. Принцип введення шкали аналогічний до довідників зборів для аліментів.

2.11. Ощадні каси

«Довідники» «Ощадні каси»

Цей довідник використовується при перерахуванні зарплат на картки при формуванні наказів на співробітників. Номер можна проставити будь-який. Далі вказується розрахунковий рахунок, МФО, код ЄДРПОУ та назва банку (відділення банку).

 

 

2.12. Границі мінімальної зарплати

«Довідники» «Границі мінімальної з/п»

Цей довідник використовується при формуванні статистичного звіту, в якому розраховується, скільки чоловік в які границі заробітної плати потрапляють. Наприклад, можна вказати таку шкалу:

 

 

2.13. Ставки вислуги років

«Довідники» «Ставки вислуги років»

Цей довідник використовується для розрахунку доплати за вислугу років (для старого виду наказу).

Наприклад:

 

 

2.14. Ставки вислуги років для премії

«Довідники» «Ставки вислуги років для премії»

Цей довідник може використовуватися для розрахунку премії, яка залежить від вислуги років (для старого виду наказу).

Наприклад:

 

 

2.15. Довідник розцінок

«Довідники» «Довідник розцінок»

Цей довідник є застрарілим, однак може використовується для розрахунку зарплати за нарядами.

2.16. Довідник індексів споживчих цін

«Довідники» «Довідник індексів спож. цін»

Цей довідник використовується для розрахунку відсотку індексації зарплати в результаті зростання споживчих цін. У ньому помісячно заносяться у відсотках індекси споживчих цін, що публікуються в пресі, на підставі яких у наказі система в момент введення співробітників до наказу розраховує відсоток індексації.

Наприклад:

 

 

2.17. Шифри виробничих витрат

«Довідники» «Шифри виробничих витрат»

Цей довідник використовується на підприємстві для формування проведень по зарплаті, якщо для поділу зарплати по рахунках виробничих витрат не можна скористатися виділенням підрозділів або категорій персоналу. Наприклад, якщо зарплату всіх співробітників якого-небудь підрозділу або категорії можна віднести на один витратний рахунок при формуванні проведень, то вводити шифри виробничих витрат (надалі будемо називати їх ШВВ) немає необхідності. Якщо ж на підприємстві один і той же працівник протягом місяця може працювати на різних роботах, які в бухгалтерському обліку відображаються по різних рахунках, то в цьому випадку потрібно вводити ШВВ. Якщо в систему вводяться ШВВ, то для всіх видів доплат, які можуть бути у співробітників, повинні бути присвоєні ШВВ. Маються на увазі оклади, відрядна зарплата, надбавки, відпускні, лікарняні і т.д. Якщо будь-які доплати йдуть на окремий рахунок у бухгалтерському обліку (наприклад, відпускні або лікарняні), то для них повинні бути виділені окремі ШПЗ, за якими в подальшому можна буде виділити суми для формування проведень. Принцип формування ШВВ такий: співробітнику в штатному розписі присвоюється основний ШВВ, який система автоматично переносить до наказів на надбавки для даного працівника, але цей шифр при необхідності може бути змінений. Крім цього, за допомогою налаштування довідника полів особових рахунків можна зробити так, щоб ШВВ для деяких видів доплат налаштовувалися автоматично.

Щоб було зрозуміло, про що йде мова, розглянемо на невеликому прикладі, яким повинен бути порядок дій з формування ШВВ: припустимо, на підприємстві є цех, на якому зарплата начальника цеху повинна ставитися на 91 рахунок, зарплата робітників - на 23 рахунок. Для того щоб система змогла сформувати проведення, потрібно:

1. виділити, наприклад, такі ШВВ і внести їх в довідник ШВВ:

910 - оклад і надбавки для керівництва

911 - відпускні для керівництва

912 - лікарняні за рахунок підприємства для керівництва

913 - лікарняні за рахунок соцстраху для керівництва

230 - зарплата робітників

231 - відпускні робочих

232 - лікарняні за рахунок підприємства робітників

233 - лікарняні за рахунок соцстраху робочих

2. Для кожного співробітника в штатному розкладі вказати основний ШПЗ (910 або 230).

3. У налаштуванні зарплати у формуванні переліку полів ОР для поля особового рахунку «Профспілковий відпустка» в макеті введення в поле «Код затрат» поставити «1», для поля ОР «Лікарняні за рахунок підприємства» - поставити «2», для поля «Лікарняні за рахунок соцстраху» - поставити «3».

4. У налаштуванні зарплати у режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» знайти накази на відпустку, лікарняні за рахунок соцстраху та за рахунок підприємства і вказати в них код поля ОР з пункту 3.

5. В режимі головного меню «Зведення» «Рознесення по рахунках» «Налагодження» «Налагодження по ШВВ» вказати ШВВ і кореспонденцію рахунків з плану рахунків, на яку повинна буде ставитися сума за вказаним ШВВ.

6. У результаті цих дій система буде в наказах проставляти співробітнику ШВВ зі штатного розпису, якщо в налагодженні наказу не вказано код поля ОР. Якщо цей код буде зазначений (у нашому прикладі для відпускних та лікарняних), то в ШВВ з штатного розпису остання цифра буде замінюватися на код, вказаний у відповідному полі ОР і формуватиметься новий ШВВ, за яким після розрахунку ЗП можна буде сформувати проведення по потрібних рахунках.

 

   2.18. Тарифні ставки

Перебуваючи в підсистемі зарплати, перед заповненням довідника тарифних ставок (меню «Довідники - Довідник тарифних ставок»), потрібно спершу створити і заповнити довідник видів тарифних ставок, для цього відкриваємо меню «Налаштування - Довідники аналітики» і додаємо новий довідник, називаємо його «Типи арифних ставок », тип вказуємо простий, систему можете вказати зарплату або не вказувати взагалі. Після збереження відкриваємо його з допомогою контекстного меню «Перегляд» або в меню «Довідники - Довідники аналітики» і заносимо дані, наприклад:

Потім заходимо в меню «Налаштування — Параметри системи» і в «Облік заробітної плати - Довідники» в параметрі «Типи тарифних ставок» вибираємо доданий раніше довідник:

Після збереження параметрів, можемо заносити дані в довідник тарифних ставок.Для кожного типу тарифної ставки вказуємо розмір ставки і період її дії, наприклад:

Створимо наказ, для цього відкриваємо меню «Налаштування - Налагодження зарплати - Формування переліку доплат / утримань» і у доплатах додаємо або копіюємо на основі існуючого наказу нову доплату, у процедурі розрахунку і тип наказу вказуємо _prk56

Після збереження запис наказу буде зеленого кольору (за замовчуванням він відключений), його потрібно включити за допомогою контекстного меню «Включити доплату (утримання)». Якщо немає відповідного поля особового рахунку для нашої доплати, то додати його в меню «Налаштування - Налагодження зарплати - Формування переліку полів ОС» або відредагуємо поле, яке не використовується. Для розрахунку доплати в меню «Налаштування - Налагодження зарплати - Формування переліку розрахунків» в 9000 папці додаємо розрахунок, в якому вказуємо № по порядку, доплату, яку ми створили і поле особового рахунку:

Після збереження (створені розрахунки за замовчуванням відключені) включаємо наш розрахунок за допомогою контекстного меню «Включити розрахунок», в колонці «Вкл» повинен з'явиться «+».
Тепер ми можемо заносити накази в меню «Первинні документи - Доплати і утримання» в нашу доплату, причому є можливість враховувати час з табеля по годинах або пропорційно відпрацьованому часу..

При виборі тарифної ставки, сума ставки проставляється автоматично орієнтуючись на період наказу, потрібно враховувати, що якщо протягом цього періоду ставка мінялася, то система видасть повідомлення:

У такому випадку потрібно створити декілька наказів відповідно до періодів зміни ставок.

3. Штатний розпис

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Після введення довідників можна переходити до введення штатного розпису, який є тією основою, на якій будується вся система розрахунків.

Штатний розпис визначає організаційну структуру підприємства. У ньому відображаються всі переміщення працівників усередині організації, починаючи з моменту прийняття на роботу до моменту звільнення. У штатному розписі повинні відображатися всі зміни, що стосуються окладів, видів оплати (наприклад, якщо співробітник переведений з відрядної оплати на оклад), прийняття нових співробітників на роботу, переведення співробітників з посади на посаду в одному і тому ж підрозділі або в інший підрозділ або їх звільнення. Оскільки таких змін може бути дуже багато, в штатному розписі може бути багато записів за різні періоди, які важко переглядати через їх велику кількість. Тому в системі перегляд штатного розпису відбувається за певний період, який система відразу запитує при вході в даний режим:

 

 

Крім того, якщо на підприємстві працює багато співробітників, то вони, як правило, організаційно діляться по відділах, цехах і т.д.. У штатному розписі в системі теж можна виділити оргструктуру, прийняту на підприємстві. Це дозволяє бухгалтеру швидше і краще орієнтуватися в штатному розписі та вносити до нього зміни. Система дозволяє переглядати штатний розпис співробітників як по всьому підприємству в цілому, так і по окремих його підрозділах. На екрані це виглядає так: зліва знаходиться оргструктура підприємства, яка дозволяє вибрати підрозділ, по якому бухгалтер хоче переглянути штатний розпис:

 

 

Якщо потрібно переглянути штатний розпис по всій організації, то потрібно вибрати в орструктурі запис, що відноситься до організації та встановити на ньому маркер. Якщо потрібно переглянути штатний розпис по підрозділу, потрібно встановити маркер на цей підрозділ. Після цього в правій частині екрану з'являться записи про співробітників, що відносяться до зазначеного маркером підрозділу. Для переходу між записами штатного розпису і оргструктури потрібно користуватися мишею (підвести мишу в потрібну частину екрану і зробити одне клацання лівою кнопкою миші).

Введення штатного розпису починається з введення оргструктури підприємства.

3.1. Формування оргструктури підприємства

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Оргструктура створюється один раз і потім може коригуватися у разі потреби. Під час перегляду оргструктури її можна згортати і розгортати. Якщо всередині підрозділу чи організації є ще підрозділи більш низького рівня, то їх можна переглядати, а можна згорнути їх перегляд і залишити тільки підрозділи верхнього рівня. Для цього, якщо всередині підрозділу є підлеглі підрозділи, ліворуч від назви організації або підрозділу з'являється кнопка. При натисканні лівою кнопкою миші на цю кнопку структура підрозділу буде згортатися або розвертатися.

Наприклад, в такому випадку структура згорнута:

 

 

А в такому розгорнута:

 

 

Якщо на запис з назвою організації (підрозділу) натиснути правою кнопкою миші, то з'явиться контекстне меню, в якому можна вибирати дії щодо введення або зміни оргструктури:

 

 

Перед введенням оргструктури необхідно продумати, на які підрозділи буде зручно розбити Вашу організацію. Ця структура потім може знадобитися при формуванні платіжних відомостей та формування проведень по ЗП.

3.1.1. Додавання назви організації

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Додавання назви організації проводиться безпосередньо в штатному розписі. Макет для введення має такий вигляд:

 

 

У макет потрібно ввести:

• Найменування.
• Скорочена назва.
• Дата створення.
• Дата ліквідації (вводиться за фактом, на момент введення назви організації - порожня).

3.1.2. Додавання нового підрозділу

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Для того, щоб ввести підрозділ нижнього рівня, потрібно встановити маркер на назву організації і в контекстному меню вибрати режим "Додати підрозділ". Макет введення заповнюється аналогічно макету додавання організації:

 

 

Якщо потрібно додати підрозділ усередині іншого підрозділу, потрібно встановити маркер на цей підрозділ і в контекстному меню вибрати режим «Додати підрозділ».

3.1.3. Редагування підрозділу

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Виправлення помилок при введенні підрозділу здійснюється за допомогою пункта контекстного меню «Редагувати». У ньому можна виправити назву підрозділу, дату створення і дату ліквідації. Підпорядкованість підрозділу виправити не можна. Для виправлення вкладеності потрібно видалити запис по підрозділу і додати новий.

3.1.4. Видалення підрозділу

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Повне видалення підрозділу здійснюється за допомогою пункта контекстного меню «Видалити». Якщо підрозділ введено неправильно (наприклад, не той рівень вкладеності), і при цьому в цей підрозділ ще не були призначені працівники, то його можна видалити і ввести правильно заново. Якщо ж у цей підрозділ вже були введені співробітники, то спочатку потрібно видалити записи на співробітників, і тільки після цього система дасть можливість видалити запис по підрозділу. Якщо ж на співробітників була введена інша інформація (табелі, накази, особові рахунки), то система не дасть видалити ні записи на співробітників, ні записи по підрозділу. Тоді потрібно проставити за записами на співробітника і підрозділ дату закінчення (ліквідації), відкрити з наступного числа це підрозділ правильно і ввести в нього по-новому співробітників. Така операція здійснюється за допомогою пункта контекстного меню «Ліквідувати».

3.2. Формування штатного розпису

«Первинні документи» «Штатний розклад»

Після того, як введена організаційна структура і більше нічого на даному етапі не треба виправляти, можна переходити до введення записів про співробітників в штатний розпис. Це робиться в такий спосіб:

• Встановити маркер на підрозділ, у який будуть вводитися співробітники.
• Система покаже штатний розпис даного підрозділу, і в нього можна буде додавати записи про співробітників або робити виправлення у вже наявних записах.

Розглянемо, які режими є в меню і для чого вони призначені.

3.2.1. Призначити співробітника на посаду

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Призначити...»

Призначення працівника на посаду відбувається за допомогою пункта контекстного меню «Призначити...». Розглянемо, як заповнюються поля макета введення даних:

В ньому є такі поля:

Дата призначення працівника на посаду. Це дата фактичного прийому на роботу для нових співробітників. Це також може бути дата останньої зміни окладу або посади перед тим, як дані вводяться в систему. Якщо ці дані невідомі, то це дата введення системи в експлуатацію.

Дата звільнення працівника з посади. Це дата звільнення працівника з посади при переведенні на іншу посаду або «повному» звільненні.

Створити вакансію.

Посада. Код посади, на яку призначається співробітник. Код посади міститься в довіднику посад (в режимі головного меню «Довідники» «Довідники аналітики» «Посади для ЗП») і вже звідти переноситься в штатний розпис. Щоб потрапити до довідника посад, потрібно натиснути на кнопку поряд з полем вводу для коду посади, а потім встановити маркер на потрібній посаді і два рази клацнути правою кнопкою миші.

Оклад і Аванс. У ці поля вводяться відповідні значення. Якщо співробітник знаходиться на погодинній тарифній ставці або на відрядній оплаті, то в поле "Оклад" проставляється погодинна тарифна ставка.

ШВВ - шифри виробничих витрат використовуються при рознесенні зарплати по рахунках. Шифри виробничих витрат використовуються для рознесення зарплати по рахунках витрат у тому випадку, якщо всередині підприємства немає строгого розподілу приналежності кожного підрозділу або категорії до певного витратного рахунку або самі шифри надаються вищестоячою організацією.

Табельний номер співробітника. Табельний номер міститься в довіднику співробітників (в режимі головного меню «Довідники» «Довідники аналітики» «Персонал для ЗП») і вже звідти переноситься в штатний розпис. Щоб потрапити до довідника персоналу, потрібно натиснути на кнопку поряд з полем вводу табельного номеру, а потім встановити маркер на потрібному співробітнику і два рази клацнути правою кнопкою миші.

Вид оплати. Під видом оплати мається на увазі той тип оплати, на якому знаходиться співробітник, наприклад, почасова оплата, відрядна, відрядно-преміальна, погодинна тарифна ставка і т.д. Якщо Ви не пам'ятаєте код виду оплати, потрібно натиснути на кнопку поряд з полем вводу вида розрахунку, встановити маркер на потрібному виді оплати і два рази клацнути правою кнопкою миші.

Код категорії. Категорії містяться в довіднику категорій (в режимі головного меню «Довідники» «Довідники аналітики» «Категорії персоналу для ЗП») і вже звідти переноситься в штатний розпис. Щоб потрапити до довідника категорій, потрібно натиснути на кнопку поряд з полем вводу для коду категорії, встановити маркер на потрібній категорії і два рази клацнути правою кнопкою миші.

Код кваліфікації (звання). Кваліфікації (звання) містяться в довіднику кваліфікацій (в режимі головного меню «Довідники» «Довідники аналітики» «Кваліфікації (звання)») і вже звідти переноситьмя в штатний розпис. Щоб потрапити до довідника кваліфікацій (звань), потрібно натиснути на кнопку поряд з полем вводу для коду кваліфікації, встановити маркер на потрібній категорії і два рази клацнути правою кнопкою миші.

Табл. прибуткового податку:
1 - таблиця прибуткового податку для основних співробітників;
2 - таблиця для сумісників.

Пенсіонер й Інвалід. В цих полях вказується, чи є працівник пенсіонером або інвалідом за допомогою відмітки галочкою відповідного поля.

Випробувальний термін. В цьому полі вказується випробувальний термін.

Підстава. В цьому полі вказується підстава прийому працівника на роботу.

Тип запису:

«Прийом на роботу». Якщо працівник тільки приймається на роботу, то в цьому полі ставиться галочка. Ця ознака є важливою при формуванні форми 1-ДФ;

«Звільнення». Якщо працівник звільняється, то в цьому полі ставиться галочка. Ця ознака є важливою при формуванні форми 1-ДФ;

«Службовий запис». У процесі роботи часто виникає ситуація, коли працівникові після звільнення здійснюються будь-які перерахунки заробітної плати. Для цього співробітника беруть на 1 день і розраховують виплати. Ця ознака є важливою для формування звітів, тому що цей запис не повинен враховуватися при розрахунку середньооблікової і облікової чисельності.

«Не враховувати в обліковій кіл-сті штатних співробітників». У цьому полі треба поставити галочку, якщо співробітник іде в декрет, і забирати її, коли співробітник повертається з декрету.

3.2.2. Призначити масово

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Призначити масово...»

Призначення працівників на однакові посади в одному підрозділі з однаковим окладом відбувається за допомогою пункта контекстного меню «Призначити масово...».

У даному режимі, як і в режимі «Призначити...», вказується код посади, код категорії, вид оплати, оклад, аванс, дата прийому на роботу, таблиця прибуткового податку і т.д. Відмінність полягає лише у введенні табельних номерів. Якщо в режимі «Призначити...» вводиться табельний номер тільки одного співробітника, то в режимі «Призначити масово...» зазначаються відразу кілька співробітників. Це робиться так: після того, як заповнені всі поля макету (крім табельного номеру), потрібно натиснути кнопку «Зберегти». Після цього на екрані з'явиться список співробітників. За допомогою галочок потрібно відзначити співробітників, які будуть призначатися на посаду, після чого натиснути на клавіатурі клавішу «Enter». Після цього в штатному розписі з'являться записи про всіх обраних співробітників.

3.2.3. Редагувати наказ на призначення

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Редагувати наказ на призначення»

Якщо при введенні даних на співробітника в режимі «Призначити...» були допущені деякі помилки, їх можна виправити за допомогою пункта контекстного меню «Редагувати наказ на призначення». Для цього потрібно встановити в штатному розписіі маркер на потрібному співробітнику і вибрати вищевказаний пункт. Далі змінити в макеті помилково введені реквізити. Принцип введення даних такий, як і в режимі «Призначити...», але тут не можна змінити код посади і табельний номер. Якщо код посади або табельний номер ввели неправильно, але запис щодо працівника до штатного розпису тільки вводиться та інша інформація ще не вводилася (накази, табелі), то можна видалити цей запис і ввести новий через режим «Призначити...». Якщо інша інформація вже вводилася і робився розрахунок зарплати, то потрібно закрити цей запис на співробітника і ввести новий. Після виправлення помилок потрібно натиснути кнопку «Зберегти».

За допомогою цього наказу можна також звільнити співробітника. При цьому потрібно заповнити дату звільнення і поставити тип запису «Звільнення».

3.2.4. Звільнити співробітника

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Звільнити...»

Звільнення співробітника відбувається за допомогою пункта контекстного меню «Звільнити...». Потрібно встановити маркер на записі про співробітника, якого потрібно звільнити, після цього вибрати зазначений вище режим. Якщо цей режим використовується для звільнення співробітника, то потрібно ввести дату звільнення, поставити галочку в полі «Не враховувати соцпільги», щоб у місяці звільнення при розрахунку прибуткового податку не враховувалася соцпільга, якщо працівник пропрацював менше 15 днів у місяці звільнення. Якщо цей режим використовується для того, щоб перевести працівника на іншу посаду або відкрити на співробітника новий запис у штатному розписі, то в полі «Не враховувати соцпільги» галочку ставити не треба.

3.2.5. Редагувати наказ на звільнення

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Редагувати наказ на звільнення...»

Якщо співробітник був звільнений за допомогою режиму «Звільнити...», то виправити дату звільнення або поле «Не враховувати соцпільги» можна за допомогою пункта контекстного меню «Редагувати наказ на звільнення...». Якщо співробітник був звільнений через режим «Редагувати наказ на призначення» і при цьому був зазначений тип запису «Звільнення», то відредагувати дату звільнення теж можна за допомогою даного режиму.

3.2.6. Перевести на посаду

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Перевести...»

Переведення працівника на нову посаду відбувається за допомогою пункта контекстного меню «Перевести...». При цьому потрібно встановити маркер на запис штатного розпису, з якою буде переводитися співробітник, і вибрати в сконтекстному меню даний режим. Після цього потрібно вказати останню дату роботи на цій посаді, новий підрозділ і код нової посади, на яку переводиться співробітник, новий вид оплати, новий оклад, аванс, ШВВ і т.д. Після цього слід натиснути клавішу «Зберегти».

У результаті роботи цього режиму система закриє попередній запис штатного розпису і відкриє новий запис на співробітника. При цьому не тільки відкриється новий запис на співробітника в штатному розписіі, але для цього співробітника перевідкриються накази на доплати, які залежать від відпрацьованого часу. Це дуже зручно в тому випадку, якщо, наприклад, співробітнику збільшується оклад і при цьому для нього залишаються всі надбавки, наявні до підвищення окладу. Якщо ж працівника переводять в інший підрозділ і при цьому у нього вже не буде тих надбавок, які були в попередньому підрозділі, то зручніше звільнити працівника з посади за допомогою режиму «Звільнити» (вказати в цьому режимі дату звільнення, поле «Не враховувати соцпільгу» не заповнювати) і призначити його на посаду в новому підрозділі за допомогою режиму «Призначити...».

3.2.7. Відкрити штатний розпис з нової дати

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Відкрити ШР з нової дати (зміна окладу)»

Якщо виникла ситуація, коли потрібно збільшити оклад не одному співробітнику, а всім працівникам одночасно, то для цього зручно скористатися даним режимом. Для цього потрібно галочкою відмітити тих працівників, яким потрібно змінити оклад і вибрати пункт контекстного меню «Відкрити ШР з нової дати (зміна окладу)».

Після цього система запитає підтвердження здійснення операції:

Якщо хочете продовжити, відповідайте «Так», після чого система запросить пароль для здійснення операції:

Пароль – 2617655. Введіть його і натисніть «Ок».

Якщо пароль введено правильно, система запитає, чи збільшити оклад на відсоток від попереднього окладу:

Якщо всім зазначеним працівникам зарплата підвищується однаково (наприклад, на 10%), то зручно скористатися даною можливістю системи, в цьому випадку слід натиснути «Так», після чого ввести відсоток підвищення:

Те ж саме система запитає про аванс.

Можна також збільшити відразу аванс на той же відсоток, що і оклад, або виправити його вручну.

Потім система запитає:

При відкритті нових записів штатного розпису треба обов'язково відповісти «Так».

Після цього система попросить вказати дату, з якої буде відкриватися новий штатний розклад:

Введіть дату та натисніть "Ок".

Після цього система запитає, чи потрібно перевідкривати накази. Оскільки накази на надбавки, які залежать від відпрацьованого часу, відносяться до конкретних записів штатного розпису, то, оскільки після збільшення окладів співробітникам закриваються старі записи штатного розпису і відкриваються нові, потрібно так само вчинити і з наказами на надбавки - закрити записи на накази, що відносяться до старих записів штатного розпису і відкрити нові записи на накази. Щоб полегшити роботу бухгалтера по перевідкритті наказів, система може закрити старі накази і відкрити нові сама в режимі контекстного меню «Відкрити ШР з нової дати (зміна окладу)». Для цього на запитання системи потрібно відповісти «Так».

Після того виконання розрахунків для всіх зазначених співробітників система закриє старі записи і відкриє нові.

Якщо Ви не вводили відсоток підвищення окладів у момент роботи режиму по перевідкритті штатного розпису, то система в нові записи штатного розпису перенесе оклади та аванси з попередніх записів, і ці оклади та аванси потрібно буде змінити вручну. Для цього можна використовувати режими «Проставити оклад», «Змінити оклад на %», «Змінити аванс на %».

3.2.8. Проставити оклад

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Проставити оклад»

Цей режим дозволяє змінити оклад у записі штатного розпису без використання режиму «Редагувати наказ на призначення». Він заощаджує час на виправлення окладу, якщо всі інші реквізити у записі штатного розпису введено. Перед роботою цього режиму потрібно відзначити тих співробітників, для яких будуть здійснюватися зміни, а потім вибрати в контекстному меню режим «Проставити оклад». Він проставить зазначеним співробітникам ту суму окладу, яка буде вказана в макеті введення, наприклад:

Якщо натиснути на кнопку «Ок», то у відмічених співробітників оклад зміниться на введену суму:

3.2.9. Змінити оклад на % і Змінити аванс на %

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Змінити оклад на %» («Змінити аванс на %»)

Перед використанням цих режимів також потрібно відзначити галочками тих співробітників, для яких будуть робитися зміни. Режим контекстного меню «Змінити оклад на%» змінить оклади для зазначених співробітників на той відсоток, який буде вказано в макеті введення. Режим контекстного меню «Змінити аванс на %» змінить аванси для зазначених співробітників на той відсоток, який буде вказано в макеті введення, наприклад:

3.2.10. Масове проставлення ШВВ і Проставлення ШВВ в наказах по значенню з ШР

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Масове проставлення ШВВ» («Проставлення ШВВ в наказах по значенню з ШР»)

Бувають ситуації, коли після того, як на підприємстві вже впроваджена програма з обліку заробітної плати і всі дані про співробітниках введені, змінюється принцип відображення зарплати по бухгалтерських рахунках і потрібно скористатися веденням шифрів виробничих затрат.

Для полегшення праці бухгалтера по введенню ШВВ в цьому випадку корисно скористатися даними режимами. Режим «Масове проставлення ШВВ» дозволяє присвоїти вказаний в макеті ШВВ одночасно декільком співробітникам.

До вибору цього режиму відзначте в штатному розписі співробітників, яким потрібно присвоїти однаковий ШВВ, виберіть цей режим у контекстному меню, введіть потрібний код ШВВ в макет введення і натисніть «Ок».

Режим «Проставлення ШВВ в наказах по значенню з ШР» дозволяє проставити ці ШВВ з штатного розпису в наказах на доплати для всіх співробітників, чим суттєво полегшить роботу бухгалтера.

3.2.11. Повна інформація по співробітнику

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Повна інформація по співробітнику»

Даний режим дозволяє в одному місці побачити відразу всю інформацію про співробітника, яка є по ньому в системі обліку заробітної плати - від штатного розпису, наказів і табелів до особових рахунків і даних про нарахування до фондів на заробітну плату. Це дуже зручно при пошуку помилок або в тому випадку, якщо потрібно знайти якусь інформацію щодо працівника. Не треба заходити в різні режими меню, все можна переглянути в одному цьому режим:

3.2.12. Показати історію

«Первинні документи» «Штатний розклад» - «Показати історію»

Даний режим дозволяє переглянути всі зміни в штатному розписі (ШР) для одного співробітника, що є в системі. Він зручний в роботі, оскільки, працюючи з ШР, який заданий за певний період, Ви не можете побачити зміни в ШР по співробітнику за інші періоди. А за допомогою пункта контекстного меню «Показати історію» Ви зможете побачити всі зміни в ШР по співробітнику, не виходячи з ШР і не вказуючи новий період.

4. Введення доплат і утримань на співробітників

«Первинні документи» «Доплати і утримання»

4.1. Загальна організація робіт з наказами

«Первинні документи» «Доплати і утримання»

На підставі штатного розпису система розраховує суми окладу та оплати за погодинною тарифною ставкою. Крім них система може розраховувати деякі інші надбавки, доплати і утримання з працівників.

Для того, щоб система могла розраховувати доплати й утримання на співробітників, їх потрібно внести до відповідних наказів. Якщо на підприємстві є доплати або утримання, які не розраховуються системою, то їх можна вводити у вигляді готових розрахованих сум в спеціально призначені для цього види наказів. Зауважимо, що користувач може внести будь-яку доплату або утримання через режим «Введення готових сум», але пріоритет введення через накази полягає в тому, що система сама проводить розрахунок і відображає результат, а при введенні даних через введення готових сум бухгалтер сам повинен розрахувати і лише тоді внести його готовою сумою.

У даному випадку ми вважаємо, що накази у нас вже налаштовані, і нам треба тільки занести до них співробітників.

4.1.1. Перегляд списку співробітників по виду наказу

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань»

Щоб переглянути список співробітників по виду наказу, потрібно виділити маркером необхідний вид наказу і вибрати пункт контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань»:

Списки показуються за вказаний період. Система запитує цей період перед тим, як показати список. Якщо у вказаному Вами періоді співробітники до наказів даного виду не були введені, то система покаже порожній список.

Наприклад:

4.1.2. Додавання співробітників до наказів

«Первинні документи» «Доплати та утримання»

У системі є два типи введення співробітників до наказів. Це масове введення та індивідуальне.

Якщо в доплатах чи надбавках однакова сума, відсоток або вони нараховуються за один і той же період відразу декільком співробітникам, то можна не вводити інформацію на кожного співробітника окремо, а відразу на декількох. Це здійснюється в режимі масового введення співробітників до наказів. Для цього спочатку вводиться загальна інформація, а потім в штатному розписі відзначаються співробітники, яким має бути нарахована доплата (надбавка) або з яких має утримуватися певна сума.

Щоб скористатися можливістю масового введення співробітників по виду наказу, потрібно виконати такі дії:

• встановити маркер на запис з потрібним видом наказу;
• вибрати в контекстному меню режим «Додавання доплат/утримань»;
• заповнити макет введення.

В режимі перегляду списку співробітників по виду наказу можна вводити лише (!) індивідуальні накази.

Якщо суми або відсоток доплат/утримань відрізняються у всіх співробітників, а також якщо в наказі має бути присутня інша інформація, що є різною для всіх співробітників, то введення даних до наказів здійснюється через індивідуальний режим.

Щоб скористатися можливістю індивідуального введення співробітників по виду наказу, потрібно виконати такі дії:

• встановити маркер на запис з потрібним видом наказу;
• вибрати в контекстному меню режим «Перегляд списку доплат/утримань»;
• у новому вікні натиснути клавішу «Enter» або вибрати режим контекстного меню «Додати»;
• заповнити макет введення.

Подивимося тепер більш детально, як здійснюється додавання масового та індивідуального наказів. Принцип додавання однаковий для всіх типів наказів.

4.1.2.1. Масове додавання наказів

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Додавання доплат/утримань»

Даний режим можна використовувати тільки в тому випадку, якщо Ви не перебуваєте в режимі перегляду списку наказів на доплати/утримання, тобто, якщо Ви знаходитеся в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання». Після встановлення маркера на обраний Вами вид наказу потрібно вибрати режим контекстного меню «Додавання доплат/утримань»:

Далі в макеті, що з'явився, слід заповнити необхідні реквізити:

Після того, як всі поля макета заповнені (зазвичай, це - період дії наказу, сума або відсоток доплати або утримання), потрібно натиснути на кнопку «Зберегти». Потім відкриється діалогове вікно зі штатним розписом організації, в якому слід видмітити галочками співробітників, що відносяться до даного виду наказу. Відмітити співробітників галочками можна за допомогою миші або клавіші «+» («Ctrl»+«+» - щоб відмітити всіх співробітників), а прибрати галочки - за допомогою миші або ж клавіші «-» («Ctrl»+«-» - щоб зняти галочки з усіх співробітників).

Для того, щоб зазначені співробітники були занесені до наказу, потрібно натиснути кнопку «Зберегти» у вікні зі штатним розписом. Для відмови або продовження введення співробітників до наказу потрібно натиснути кнопку «Скасувати». На цьому процес введення масового наказу завершено.

4.1.2.2. Додавання індивідуального наказу

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань» - «Додати»

Індивідуальні накази відрізняються від масових тим, що система в макеті введення відразу запитує табельний номер співробітника, на якого створюється наказ. Щоб додати індивідуальний наказ, слід перейти в режим перегляду списку наказів необхідного виду («Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань») і натиснути на клавішу «Insert» або вибрати пункт контекстного меню «Додати». Після цього з'явиться макет введення індивідуального наказу:

Спочатку слід вибрати табельний номер співробітника, на якого Ви вводите наказ. Якщо Ви пам'ятаєте табельний номер цього співробітника, то введіть його в поле «Співробітник», якщо не пам'ятаєте, то натисніть кнопку і виберіть співробітника зі штатного розпису. Якщо Ви залишите у полі «Співробітник» значення «0», то після натискання на кнопку «Зберегти» відкриється діалогове вікно зі штатним розписом, в якому потрібно буде вибрати необхідного співробітника. Далі слід ввести період дії та відсоток доплати/утримання.

4.1.3. Виконання спискової операції

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань» - «Виконання спискової операції»

Для прискорення редагування інформації в наказах на сумові або відсоткові доплати зручно користуватися режимом «Виконати спискову операцію». Він дозволяє відредагувати інформацію відразу для декількох співробітників. Користуватися ним потрібно наступним чином:

1. відібрати записи, в яких будуть проводитися зміни (за допомогою миші або клавіш «+», «Ctrl» +«+», «-», «Ctrl» + «-»);

2. вибрати режим контекстного меню «Виконання спискової операції»;

3. виправити необхідну інформацію за допомогою наступного макету:

В даному макеті потрібно галочкою відмітити поля, які будуть виправлятися, і вказати їх нові значення. Потім натиснути клавішу «Зберегти». Після цього для всіх зазначених записів будуть перезаписані нові дані. При бажанні можна скористатися цим режимом для масового видалення позначених елементів.

4.1.4. Переведення наказів

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань» - «Переведення наказів»

Якщо випадково співробітників внесли не в той вид наказів, який потрібно (наприклад, замість наказу на доплату за шкідливі умови праці внесли до наказу на надбавку до окладу), але типи наказів однакові (наприклад, наказ на відсоткову надбавку), то можна перенести цих співробітників у правильний вид наказу за допомогою режима контекстного меню «Переведення наказів». Щоб скористатися цим режимом, треба відмітити необхідних співробітників за допомогою клавіш «+», «Ctrl» +«+», «-», «Ctrl» + «-» або мишею і вибрати в контекстному меню режим «Переведення наказів». Після цього на екрані з'явиться список видів наказів, в які можна перенести співробітників:

Потрібно встановити маркер на той вид наказу, в який Ви хочете перевести співробітників, і натиснути клавішу «Enter». Це заощадить час на видаленні співробітників з одного виду наказів та повторного їх введення в інший вид наказу.

4.1.5. Масово проставити ШВВ і Перевірка ШВВ

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Перегляд списку доплат/утримань» - «Переведення наказів»

Якщо на підприємстві робили рознесення по рахунках за допомогою виділення підрозділів і категорій, а потім вирішили перейти на формування проведень за допомогою шифрів виробничих витрат, то режими «Масово проставити ШВВ» і «Перевірка ШВВ» допоможуть прискорити проставлення ШВВ в раніше введених наказах на співробітників. Режим «Перевірка ШВВ» дозволяє проставити шифр виробничих витрат, який зазначений у відповідному за цим наказом записі на співробітника в штатному розписі. Режим «Масово проставити ШВВ» дозволяє у всіх зазначених наказах на співробітників проставити однаковий шифр виробничих витрат.

4.2. Введення співробітників у різноманітні види наказів

«Первинні документи» «Доплати та утримання»

Зупинимося на тих особливості введення окремих видів наказів, які важливі для вводу інформації і подальшого розрахунку зарплати. Почнемо з розгляду наказів на відпускні та лікарняні.

Відразу ж зазначимо, що для розрахунку лікарняних і відпускних потрібні статистичні дані за попередні 6 місяців і 12 місяців відповідно. У момент старту системи цих даних немає, їх потрібно ввести вручну в спеціальному розділі «Статистика». У процесі розрахунку дані будуть накопичуватися автоматично і ручне введення не знадобиться. У цьому розділі ми розглянемо, як правильно ввести накази на відпускні та лікарняні. У розділі «Підсистема ведення статистики» розглянемо, як ввести вручну статистичні дані для розрахунку відпускних і лікарняних.

4.2.1. Накази на відсоткові надбавки і надбавки у вигляді сум

«Первинні документи» «Доплати та утримання»

Якщо декільком співробітникам за один і той же період потрібно нарахувати надбавку в однаковому розмірі, то краще вводити наказ за допомогою режиму масового введення. Для всіх видів відсоткових і сумових надбавок даний спосіб введення обов'язково присутній. Якщо ж дані по надбавках відрізняються, то зручніше вводити дані через індивідуальні накази.

4.2.2. Розрахунок доплат за роботу в нічний, вечірній, святковий час

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Доплати»

Розрахунок цих доплат може бути налаштований в системі двома способами.

1-й спосіб - вводити дані на співробітників через накази. Додавання здійснюється тільки через індивідуальні накази.

У макеті вводу потрібно вказати табельний номер співробітника, дати початку і кінця місяця, за який буде проводитися доплата (дані вносяться помісячно), і кількість днів або годин, за які буде проводитися оплата:

2-й спосіб - вводити кількість днів або годин для оплати через табель відпрацьованого часу на співробітника.

4.2.3. Наказ на відпускні

4.2.3.1. Введення наказів на відпускні

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Відпускні»

Відразу ж зазначимо, що для розрахунку відпускних потрібно мати статистичні дані за попередні 12 місяців від дати початку відпустки. У момент старту системи цих даних немає, їх потрібно ввести вручну в спеціальному розділі «Статистика», про що більш детально ми розповімо далі. У процесі розрахунку дані будуть накопичуватися автоматично і ручне введення не знадобиться. Поки будемо вважати, що статистичні дані у нас вже є.

Розглянемо, як правильно ввести накази для співробітників на відпускні.

Накази на розрахунок відпускних вводяться помісячно. Це важливо для правильного оподаткування перехідних відпусток, тобто відпусток, що перетинають безперервно кілька місяців поспіль. Якщо відпустка перетинає кілька місяців, то потрібно ввести стільки наказів, скільки місяців триває відпустка. При цьому в кожному з цих наказів треба вказати одну й ту ж дату початку відпустки. Крім цього, в макеті вказується дата виплати відпускних. Відпускні будуть виплачені в тому місяці, який вказаний в полі «Міс. сплати відпускних» макета введення:

Зверніть увагу, що відпускний період вказується в межах одного місяця (у даному випадку це липень). Також не забудьте, ввести кількість днів у кожному місяці в спеціально відведене поле, а саме «Кіл. Днів від.(комп) за нак.».

2-й наказ буде мати вигляд:

Зверніть увагу, що в цьому наказі відпускний період вказується на серпень, а дата початку відпустки аналогічна першому наказу.

Примітка: При введенні наказу "Компенсація за невикористану відпустку" у полях "Період з ... до ..." і "Початок відпустки" повинен стояти один і той же місяць нарахування компенсації. Наприклад, потрібно нарахувати компенсацію співробітнику за невикористану відпустку за 2009 рік у березні 2010 року, тоді необхідно додати наказ на компенсацію такого вигляду:

4.2.3.2. Введення наказів на відпускні за допомогою режима «Спрощені відпускні»

«Первинні документи» «Спрощені відпускні»

Як говорилося в попередньому пункті, накази на перехідні відпустки(тобто, якщо відпускний період перетинає безперервно кілька місяців) повинні вводитися помісячно, для того щоб система могла коректно оподаткувати нараховані суми відпускних. Це, звичайно, не дуже зручно для бухгалтерів на підприємствах з великою кількістю працівників. Для полегшення введення інформації по відпускних в системі є режим «Спрощені відпускні», який сам розбиває на помісячні накази відпускний період, зазначений бухгалтером. Для того, щоб цей режим працював, потрібно спочатку зробити налаштування через режим «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Налаштування». Якщо налаштування вже один раз було зроблене, то далі потрібно тільки вводити відпускні через режим «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Занесення наказів».

4.2.3.2.1. Налаштування спрощеного введення відпускних

«Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Налаштування»

1. Для того, щоб працював режим спрощеного введення відпускних у меню переліку наказів (в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань») для кожного виду відпускних повинні бути введені 2 види наказів - на відпускні поточного і майбутнього періодів. Налаштування видів наказів описано в розділі «Налаштування переліку доплат і утримань».

2. Для занесення спрощених відпускних необхідно створити в меню «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань» наказ для спрощеного введення відпускних, тип наказу: «_otp», процедуру розрахунку можна не вказувати, тому що на основі цього наказу будуть створюватися звичайні накази на відпускні і розрахунок зарплати буде вестися за процедурами, зазначеним у цих звичайних наказах на розрахунок відпускних. Ставимо галочку «Невидимий», тому що спрощені відпускні будуть заноситися не через список доплат / утримань, а за допомогою меню «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Занесення наказів».

3. В режимі головного меню «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Налаштування» на кожен тип відпустки (звичайний, додатковий, чорнобильський, навчальний ...) додаємо запис, в якому вказуємо код наказу поточного місяця, код наказу майбутнього місяця і ставимо ознаку «Враховувати святкові» (якщо ця ознака вказана, то дата закінчення відпустки буде автоматично продовжуватися на кількість святкових днів, що потрапляють в період відпустки). Для цієї операції необхідна наявність довідника календарів у меню «Довідники» «Календарі».

4.2.3.2.2. Введення наказів в режимі спрощеного введення відпускних

«Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Занесення наказів»

Після налаштування можна заносити дані про відпустки співробітників у режимі головного меню «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Занесення наказів» за допомогою пункта контекстного меню «Додати», де потрібно обов'язково вказати табельний номер людини, що йде у відпустку, номер календаря (щоб враховувалися святкові дні і в перенесених наказах було проставлено кількість робочих днів відпустки), місяць виплати (який не може бути більше місяця початку відпустки), дату початку відпустки і кількості днів для потрібного виду відпустки. Після занесення спрощених відпускних, для їх перенесення до стандартних наказів необхідно викликати контекстне меню «Перенесення даних». При закритті списку система запропонує зберегти неперенесені накази, які можна буде редагувати і перенести при наступному відкритті списку. Перегляд перенесених наказів на відпустку здійснюється в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання».

Приклад: людина 1-го січня 2009-го року йде на 30 днів у відпустку і бере ще 5 днів додаткової відпустки (учбової):

Оскільки перше і сьоме січня потрапляють в період відпустки і ці дні, за замовчуванням, є святковими днями, то період відпустки автоматично продовжиться на 2 дні.

30 днів звичайної відпустки система розіб'є на два накази: 29 днів з 1-шого по 31-ше січня і 1 день1-го лютого у відпустці майбутнього періоду:

5 днів додаткової відпустки занесуть до наказу додаткової відпустки майбутнього періоду з 2-го по 6-те лютого:

4.2.4. Наказ на лікарняні (по-середньому за 6 місяців)

4.2.4.1. Введення наказу на оплату періоду тимчасової непрацездатності

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Допомога з тимчасової непрацездатності»

Як і для розрахунку відпускних, для розрахунку лікарняних потрібна статистика за 6 попередніх місяців від дати хвороби. У момент старту системи цих даних немає, їх потрібно ввести вручну в спеціальному режимі головного меню «Статистика». У процесі розрахунку дані будуть накопичуватися автоматично і ручне введення не знадобиться. Накази на лікарняні можна вводити як зі списку видів наказів через режим «Первинні документи» «Доплати та утримання», так і перебуваючи в режимі перегляду списку наказів на лікарняні.

Накази на розрахунок лікарняних вводяться помісячно. Це важливо для правильного оподаткування перехідних лікарняних, тобто лікарняних, що перетинають безперервно кілька місяців поспіль. Якщо лікарняний перетинає кілька місяців, то потрібно ввести стільки наказів, скільки місяців триває лікарняний. При цьому в кожному з цих наказів треба вказати одну й ту ж дату початку хвороби.

Розглянемо на наступному прикладі особливості введення лікарняних у системі. Співробітник приніс лікарняний лист на період з 31.12.09 по 10.01.10. У системі цей лікарняний повинен бути розбитий на два накази - за грудень 2009 року та січень 2010, при цьому перший день непрацездатності в цих двох наказах повинен бути однаковим - 30.12.09.

В наказі вказується табельний номер співробітника і кількість робочих днів хвороби, які повинні бути сплачені і відсоток оплати. Також, у разі необхідності, система дозволяє ввести кількість днів хвороби, для яких має враховуватися коефіцієнт підвищення окладу і величина цього коефіцієнта.

Крім помісячного розбиття лікарняного, при введенні в систему потрібно ще розбити його на лікарняний, що сплачується за рахунок підприємства, і лікарняний, що оплачується за рахунок соцстраху. Це також важливо для оподаткування. Тому, в нашому прикладі, розбиття лікарняного буде ще більш складним, оскільки він має розбиватися на 3 частини і повинен бути введеним в 2 види наказів - два накази на лікарняний за рахунок підприємства (на 1 день в грудні 2009 року та 1 день у січні 2010 року) і один наказ на лікарняний за рахунок соцстраху (на 4 дні в січні 2010 року).

Перший наказ на співробітника має бути введений у виді наказу «Допомога з тимчасової непрацездат. (за рахунок підприємства)» за 31.12.09:

Другий наказ на співробітника має бути введений у виді наказу «Допомога з тимчасової непрацездат. (за рахунок підприємства)» за період з 01.01.10 по 04.01.10:

Третій наказ на співробітника має бути введений у виді наказу «Допомога з тимчасової непрацездатності (соцстрах)» за період з 05.01.10 по 10.01.10:

Допомога по вагітності та пологах також вводиться з розбиттям помісячно. Але, крім цього, оскільки допомога по вагітності та пологах виплачується наперед, в кожному наказі ще потрібно вказати місяць виплати - він вводиться однаковим для всіх наказів на допомогу. Допомогу буде виплачено в тому місяці, який вказаний в даному полі. У нашому прикладі це - січень 2009.

Після того, як лікарняний введений, перебуваючи в режимі перегляду списку наказів на співробітників можна виправляти помилки в раніше введених наказах і видаляти помилкові записи. Для цього потрібно підвести маркер до потрібного запису списку і вибрати в контекстному меню відповідний режим.

4.2.4.2. Введення наказу на оплату періоду тимчасової непрацездатності через режим спрощених лікарняних

«Первинні документи» «Спрощені лікарняні»

Як говорилося в попередньому пункті, накази на перехідні лікарняні (тобто, якщо період хвороби перетинає безперервно кілька місяців) повинні вводитися помісячно і окремо мають виділятися дні лікарняного за рахунок підприємства, для того, щоб система могла коректно податкувати нараховані суми лікарняних і зробити правильні проведення з відображенням лікарняних. Це, звичайно, не дуже зручно для бухгалтерів на підприємствах з великою кількістю працівників.

Для полегшення введення інформації по лікарняних в системі є режим «Спрощені лікарняні», який сам розбиває період хвороби, вказаний бухгалтером, на помісячні накази і на накази за рахунок підприємства і соцстраху. Для того, щоб цей режим працював коректно, потрібно спочатку зробити налаштування через режим «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Налаштування». Якщо налаштування вже один раз було зроблене, то вдруге його робити не потрібно, можна відразу переходити до введення інформації за лікарняними.

Розглянемо спочатку, як робиться налаштування спрощеного введення лікарняних.

4.2.4.2.1. Налаштування спрощеного введення лікарняних

«Первинні документи» «Спрощені лікарняні» «Налаштування»

1. В режимі головного меню «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань» необхідно створити вид наказу для введення лікарняних без розбиття періоду (надалі будемо називати спрощеним наказом), в який будуть вводитися накази без розбиття на періоди. Тип наказу - «_blnobsh», ідентифікатор наказу (процедуру розрахунку) не ставимо, тому що на основі цього наказу будуть створюватися звичайні лікарняні і розрахунок зарплати буде вестися за їх «рідними» процедурами.

Крім цього виду наказу, у переліку доплат і утримань системи повинні бути введені види наказів на розрахунок лікарняних за рахунок підприємства і за рахунок соцстраху. Якщо лікарняний оплачується тільки за рахунок соцстраху (наприклад, допомога по вагітності та пологах), то тоді наказ для цього виду лікарняного за рахунок підприємства створювати не потрібно.

2. Після того, як всі потрібні види наказів внесені до переліку доплат і утримань системи, переходимо до подальшого налаштування. В режимі головного меню «Первинні документи» «Спрощені відпускні» «Налаштування» додаємо види лікарняних, в які вносимо два коди наказів лікарняних - за рахунок підприємства і за рахунок соцстраху. Якщо нам не потрібен лікарняний за рахунок підприємства (наприклад, для допомоги по вагітності та пологах), то тоді код наказу за рахунок підприємства залишаємо порожнім.

3. Так, як системі потрібно самій за вказаний бухгалтером період лікарняного визначити кількість робочих днів, які припадають на період хвороби, то має бути налаштований календар. Якщо до розрахунку лікарняних календар ще не був створений, його потрібно створити на той період часу, в який будуть заноситися лікарняні, і проставити в ньому святкові, робочі та вихідні дні. Робиться це в режимі головного меню «Довідники» «Календарі».

4. В режимі головного меню «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Редагування довідника констант» додати константу «Кількість днів за рахунок підприємства» (ідентифікатор - dayspidp), значення - 5 днів:

4.2.4.2.2. Введення лікарняних спрощеним способом

«Первинні документи» «Спрощені лікарняні» «Занесення наказів»

У режимі головного меню «Первинні документи» «Спрощені лікарняні» «Занесення наказів» можна додати дані про лікарняні співробітників за допомогою пункта контекстного меню «Додати». Обов'язково для кожного співробітника вказується код календаря та код типу лікарняного (номер запису, який ми додавали в налаштуваннях для даного типу лікарняних). Це необхідно через те, що в системі може бути багато графіків роботи співробітників (від них залежить кількість робочих днів, що потрапляють в період хвороби) і кілька типів лікарняних (лікарняний, допомога по вагітності та пологах, допомога по догляду за хворими і т.д.) . Період заноситься загальний, а система автоматично за календарем розраховує періоди і кількість днів до оплати за рахунок підприємства і за рахунок соцстраху, причому, якщо лікарняний переходить з одного місяця в інший, то він після збереження спрощеного лікарняного розіб'ється на кілька лікарняних, які будуть використовуватися в розрахунку зарплати. Якщо ми заносимо лікарняний як продовження вже раніше введеного лікарняного, тоді в поле «Перший день непрацездатності» ми вказуємо дату першого дня вже введеного раніше лікарняного на даного співробітника і тоді система врахує вже сплачені дні за рахунок підприємства в новому наказі.

Розглянемо приклад: співробітник хворів з 24.04.2009 по 08.05.2009. За рахунок підприємства йому буде створений лікарняний з 24.04.2009 по 28.04.2009 (3 дні до оплати) і лікарняний за рахунок соцстраху з 29.04.2009 по 08.05.2009 (5 днів до оплати), який буде розбитий на 2 лікарняних: з 29.04.2009 по 30.04.2009 (2 дні до оплати) та з 01.05.2009 по 08.05.2009 (4 дні до оплати):

Переглянути ці накази можна в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання», вибравши відповідний тип лікарняних («Допомога з тимчасової непрацездат. (за рахунок підприємства)» або «Допомога з тимчасової непрацездатності (за рахунок соцстраха)»).

В даному прикладі маємо лікарняні за рахунок підприємства:

І за рахунок соцстраха:

Лікарняні, створені на основі спрощеного лікарняного, будуть відображені в списку блакитним кольором. При їх редагуванні буде запропоновано відредагувати спрощений (батьківський) наказ, або безпосередньо сам лікарняний (дочірній).

ВАЖЛИВО: потрібно враховувати, що редагування батьківського наказу створює наново всі дочірні накази, а редагування дочірнього наказу не викликає змін у батьківському. При видаленні батьківського наказу всі дочірні видаляються автоматично.

4.2.5. Доплата за виконання держобов'язків

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Доплата за виконання держобов'язків»

Розрахунок доплати за виконання держобов'язків проводиться по-середньому за 2 попередні місяці. Тому для розрахунку необхідно мати за 2 попередні місяці дані про суми, що входять до розрахунку середньої зарплати, і про відпрацьований час. На початку роботи з системою цих даних немає і їх потрібно внести вручну в режимі головного меню «Статистика». У процесі розрахунку зарплати ці дані будуть накопичуватися автоматично, і вручну їх не треба буде вносити. Якщо є статистичні дані для розрахунку середньої зарплати, то можна вводити накази на співробітників. У наказі потрібно вказати місяць, у якому виконувалися держобов'язки, кількість днів або годин для оплати і відсоток оплати.

4.2.6. Розрахунок відрядних по-середньому

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Відрядні»

Відрядні розраховуються по-середньому за 2 попередні місяці. Тому, для розрахунку необхідно мати дані про суми, що входять до розрахунку середньої зарплати за 2 попередні місяці, і про відпрацьований час. Для розрахунку відрядних беруться ті ж середні, що і для розрахунку доплати за виконання держобов'язків. На початку роботи з системою цих даних немає і їх потрібно внести вручну в режимі головного меню «Статистика». У процесі розрахунку зарплати ці дані будуть накопичуватися автоматично, і вручну їх не треба буде вносити. Розрахунок відрядних можна налаштувати двома способами. Перший - вносити співробітників за допомогою наказів. У цьому випадку в наказі на співробітника потрібно вказати його табельний номер, місяць розрахунку, кількість днів або годин для оплати і відсоток оплати (100%).

Другий спосіб - вносити кількість днів або годин відрядження в табелі при введенні відпрацьованого часу:

4.2.7. Індексація зарплати в зв'язку з підвищенням індекса споживчих цін

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Дозволяє нараховувати індексацію індивідуально»

Цей наказ краще вносити через масове введення. Створюється він обов'язково помісячно. У ньому вказується місяць для розрахунку індексації, а відсоток індексації система розрахує сама для зазначених працівників на підставі штатного розпису, довідника індексів споживчих цін та наказів на постійні надбавки. Алгоритм розрахунку такий: спочатку система шукає в штатному розписі найближче до місяця розрахунку підвищення зарплати, потім в наказах на співробітників система шукає галочку в полі «Врах.для визначення базового місяця для індексації». Це потрібно для тих випадків, коли за штатним розписом зарплата не збільшується, а постійна надбавка прирівнюється до підвищення окладу. Потім система обчислює дату базового запису і на підставі нього розраховує відсоток індексації. Дату базового запису й відсоток індексації можна переглянути в списку наказів по співробітниках.

Таким чином, порядок дій для того, щоб отримати правильні відсотки індексації, повинен бути таким:

1. Якщо є накази на співробітників на постійні надбавки і при цьому не змінювався оклад в штатному розписі, треба відредагувати ці накази так, щоб в полі «Врах.для визначення базового місяця для індексації» стояла галочка:

2. Потрібно виділити маркером наказ на індексацію (в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» треба виділити вид наказу «Дозволяє нараховувати індексацію індивідуально») і вибрати пункт контекстного меню «Додавання доплат/утримань». Це — масове введення наказу. У ньому потрібно вказати дату початку і кінця місяця розрахунку (накази вводяться помісячно), більше ніяких полів не заповнювати:

3. Потім на екрані з'явиться штатний розпис за період, зазначений у макеті вище. У ньому потрібно відібрати всіх співробітників за допомогою комбінації клавіш«Ctrl»+«+» і натиснути кнопку «Зберегти». Система розрахує кожному співробітнику свій відсоток індексації.

4. Результати масового введення наказу можна переглянути в режимі перегляді списку співробітників по виду наказу («Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Дозволяє нараховувати індексацію індивідуально» пункт контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань»). При цьому система покаже на екрані відсоток індексації і дату базового запису:

5. Можуть бути такі ситуації, коли система не може правильно визначити дату базового запису. У цьому випадку через режим редагування цей запис можна виправити вручну, відзначивши галочкою потрібні записи і вибравши пункт контекстного меню «Перерахувати % індексації»:

6. Якщо користуватися цим розрахунком відсотка індексації, то в переліку доплат/утримань (в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань») потрібно для наказу по індексації процедуру розрахунку «_indeks» поміняти на «_indspr» (робиться один раз).

7. Для розрахунку індексу потрібно до довідника констант додати константу «pinf» зі значенням 101.

4.2.8. Наказ на надбавку за вислугу років

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Надбавка за вислугу років»

Для того, щоб співробітникові нараховувалася в з/п надбавка за вислугу років, необхідно ввести цього співробітника у відповідний наказ, а саме у наказ «Надбавка за вислугу років». Ви можете заносити співробітників до цього виду наказу масово (в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» за допомогою пункта контекстного меню «Додавання доплат/утримань») або кожного окремо (в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» за допомогою пункта контекстного меню «Перегляд доплат/утримань»). Відмінність введення цього наказу від інших полягає лише в наявності додаткового поля «Довідник вислуги», а всі решта поля аналогічні:

Обов'язково треба заповнити в макеті введення поле «Дата введення доплати (утримання)» та поле «Довідник вислуги» (Ви можете ввести декілька довідників аналітики по вислузі років, якщо на Вашому підприємстві шкала відповідності між відсотком надбавки та кількістю років вислуги для певних співробітників відрізняється).

Для перегляду співробітників, які введені до даного виду наказу, в режимі «Первинні документи» «Доплати та утримання» виділіть маркером вид наказу «Надбавка за вислугу років» і виберіть пункт контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань». Далі введіть період відбору інформації. Після цього відкриється вікно зі списком співробітників, які введені до даного наказу за вибраний період:

В стовбці «Вислуга» Ви можете побачити відсоток надбавки за вислугу (на розрахунковий місяць!) і дату вислуги (дата вислуги витягується системою із довідника «Персонал (підзвітні особи)»; якщо ж Ви не вказували дату вислуги при заповненні особистої картки співробітника, то система вважатиме датою вислуги дату прийому на роботу). Якщо Вам потрібно змінити дату вислуги, виділіть маркером необхідного співробітника і виберіть пункт контекстного меню «Редагувати співробітника в довіднику»:

Після цього відкриється особиста картка виділеного співробітника, в якій можна змінити дату вислуги (або інші дані):

Виправивши потрібну інформацію, натисніть на кнопку «Зберегти».

Редагування відсотків вислуги здійснюється в режимі «Довідники» «Довідники аналітики» «Вислуга років» (або інший довідник, що стосується вислуги років).

Важливо: Перш, ніж заносити співробітників до наказу «Надбавка за вислугу років», потрібно заповнити необхідні довідники аналітики, а саме «Вислуга років» (або інший довідник, що стосується вислуги років)!

4.2.9. Наказ на премію за вислугу років

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Премія за вислугу років»

Наказ створюється через режим масового введення. Вказується місяць розрахунку і відзначаються співробітники, в яких визначена дана доплата. Після цього система сама розрахує відсоток доплати на підставі довідника для вислуги років для премії та дати прийому на роботу.

Введення даних здійснюється аналогічно наказу на надбавку за вислугу років. Якщо в списку доплат та утримань немає такого наказу, то його потрібно додати в режимі «Налаштування» «Налагодження зарплати» «Формування переліку доплат/утримань» (процедура розрахунку — «_prk4v» (загальна процедура), тип розрахунку - «_visl»).

4.2.10. Введення готових сум у поля особового рахунку

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Введення готових сум у поля особового рахунку»

За допомогою цього наказу в системі можна ввести суму, розраховану вручну, будь-якого виду нарахувань або утримань за поточний місяць розрахунку заробітної плати. Додавання співробітників до наказу даного виду проводиться через режим контекстного меню «Додавання доплат/утримань». У цьому режимі можна вводити суми на різних співробітників. Це масове введення, тільки він трохи відрізняється від масового введення, описаного вище. Раніше був описаний режим, який додає до наказу співробітників по одному виду нарахування. У цьому типі масового введення можна вводити суми одній людині або різним людям відразу на різні види нарахувань або утримань. Розглянемо детальніше, як відбувається додавання даного виду наказу.

Після вибору режиму додавання система запросить період, за який вводяться дані. Частіше за все, дані вводяться за один місяць, тому вказуємо перше і останнє число місяця розрахунку, і натискаємо кнопку «Ок».

Після цього з'являється список, у якому потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Insert». Він буде порожнім, якщо за вказаний період ще не вводився ні один запис.

Після натискання клавіші "Insert» активізуються поля введення. Першим система попросить вказати номер поля особового рахунку. Якщо Ви його не пам'ятаєте, то потрібно натиснути мишкою на кнопку праворуч від поля і вибрати в списку, що з'явився те поле особового рахунку, в яке будуть заноситися суми:

Потім потрібно вказати табельний номер співробітника. Якщо Ви не пам'ятаєте табельний номер, натисніть на кнопку праворуч і виберіть співробітника зі штатного розпису:

Потім вказується сума, дата початку та кінця, які не повинні виходити за один місяць, кількість днів або годин, за які нараховується сума (важливо для відпускних та лікарняних), і шифр виробничих витрат, на який відноситься сума (якщо на підприємстві користуються в обліку такими шифрами):

Після цього курсор знову переходить на поле з номером особового рахунку і можна вносити такі ж дані для іншого співробітника. Якщо вже не залишилося даних для введення, потрібно натиснути клавішу "Esc", щоб вийти з цього режиму. Подивитися введені дані можна в режимі контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань».

4.2.11. Введення готових сум в поля особового рахунку за минулі періоди

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Введення готових сум у поля особового рахунку за минулі періоди»

Введення готових сум за минулі періоди використовується, головним чином, при введенні системи в експлуатацію, коли, наприклад, потрібно виконати будь-яке донарахування або провести доутримання за минулий місяць, інформації по якому немає в системі. Можна користуватися цим режимом і в тому випадку, якщо з яких-небудь причин бухгалтер не хоче або не може скористатися автоматичним режимом перерахунку зарплати за попередні місяці, що надається системою. При користуванні цим режимом важливо пам'ятати, що при введенні в даний наказ нарахувань система автоматично не робить по них утримань, тобто бухгалтер вручну повинен ввести не тільки суму нарахувань, а й доутримати різницю в податках по введених сумах нарахувань і ввести їх в цей же вид наказів.

Розглянемо тепер, як ввести інформацію в даний вид наказів. Додавання здійснюється аналогічно наказу на «Введення готових сум у поля особового рахунку», тільки відрізняється від нього введенням дат. Воно побудоване за принципом масового введення до наказу «Введення готових сум у поля особового рахунку». При виборі режиму контекстного меню «Додавання доплат/утримань» система запросить ввести місяць, в якому проводиться донарахування (доутримання). Зазвичай, це - поточний місяць, за який розраховується зарплата.

Потім на екрані з'явиться порожній список, перебуваючи в якому потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Insert» або вибрати пункт контекстного меню «Додати». Після цього відкриється рядок введення:

Першим потрібно вказати номер поля особового рахунку, за яким вводиться доплата або утримання. Якщо Ви не пам'ятаєте цей номер, то натисніть кнопку праворуч від поля введення і виберіть у списку, що з'явиться потрібне поле. Потім вводиться табельний номер співробітника. Якщо Ви його не пам'ятаєте, натисніть кнопку праворуч від поля введення і виберіть співробітника зі штатного розпису. Потім потрібно ввести суму, перше число місяця, за який вноситься нарахування (утримання), кількість днів або годин, за які додається або зменшується сума і шифр виробничих витрат, на який відноситься сума (якщо на підприємстві використовують шифри).

Після цього курсор знову переходить на поле з номером особового рахунку і можна вносити такі ж дані для іншого співробітника. Якщо вже не залишилося даних для введення, потрібно натиснути клавішу "Esc", щоб вийти з цього режиму. Подивитися введені дані можна в режимі контекстного меню «Перегляд списку доплат/утримань». У режимі перегляду записи можна редагувати і видаляти.

4.2.12. Введення готових сум в поля особового рахунку за майбутні періоди

«Первинні документи» «Доплати та утримання» - «Введення готових сум у поля особового рахунку за майбутні періоди»

Цей наказ використовується при виплатах, що проводяться наперед, наприклад, при виплаті відпускних за майбутні місяці. У цьому випадку система коректно проведе утримання податків з введеним в цей наказ нарахуванням, окремо з огляду на суми за кожен місяць. Тому, на відміну від наказу «Введення готових сум у поля особового рахунку за минулі періоди», для майбутніх сум не потрібно вручну нараховувати податки (податок з доходів фізичних осіб, пенсійний фонд, соцстрах, фонд безробіття, профспілкові внески) і вносити їх до наказу, система це зробить самостійно. Слід також відзначити, що нарахування за майбутній місяць можна проводити лише в поточному розрахунковому місяці. Система блокує спроби заднім числом провести нарахування за майбутнє. Наприклад, якщо поточний місяць розрахунку - липень, то можна через даний наказ ввести нарахування за серпень і вересень (з виплатою їх у липні). Проте спроба виконати ту ж операцію в серпні буде помилковою, тому що серпень вже не є «майбутнім» і проводити суму, що відноситься до серпня, вже потрібно через наказ «Введення готових сум у поля особового рахунку».

Розглянемо тепер, як ввести інформацію в даний вид наказів. Додавання здійснюється аналогічно наказу на «Введення готових сум у поля особового рахунку», тільки відрізняється від нього введенням дат. Воно побудоване за принципом масового введення в наказ «Введення готових сум у поля особового рахунку».

Розглянемо такий приклад. Припустимо, що Вам потрібно внести до системи і виплатити в березні 2009 року відпускні за квітень 2009 року, розраховані вручну, щодо працівника з табельною номером 3 в сумі 2000 гривень. Введення відбувається таким чином.

При виборі режиму контекстного меню «Додавання доплат/утримань» система попросить ввести період відбору даних. Вводимо перше і останнє число березня 2009 року:

Потім на екрані з'явиться порожній список, перебуваючи в якому потрібно натиснути на клавіатурі клавішу «Insert» або вибрати пункт контекстного меню «Додати». Після цього відкриється рядок введення, у якому спершу потрібно вказати номер поля особового рахунку, за яким вводиться доплата або утримання. Якщо Ви не пам'ятаєте цей номер, то натисніть кнопку праворуч від поля введення і виберіть у списку, що з'явиться потрібне поле. Потім вводиться табельний номер співробітника. Якщо Ви його не пам'ятаєте, натисніть кнопку праворуч від поля введення і виберіть співробітника зі штатного розпису (у нашому прикладі - ). Потім потрібно ввести суму (у нашому прикладі - 2000 грн), перше число місяця, в якому проводиться виплата (у нашому прикладі - 01.03.09), перше число місяця, за який проводиться нарахування (у нашому прикладі - 01.04.09), кількість днів або годин, за які вн