Базы данных, поставленные с системой «Дебет Плюс V12», имеют базовую настройку и для некоторых организаций не требуют дополнительной настройки. В том случае, если специфика работы конкретного предприятия такова, что базовой настройки не достаточно, пользователь может корректировать уже существующие настройки по своему усмотрению.

Для подготовки системы к эксплуатации пользователь обязательно должен выполнить ряд необходимых действий, например, внести в систему начальные остатки. В данной инструкции рассмотрим, как осуществляется организация плана счетов, как настраиваются папки документов, как происходит заполнение справочников аналитического учета, справочников видов и курсов валют, справочника допустимых проводок, как проводится ввод начальных остатков.

Оглавление

1. Справочники аналитики [2]

1.1. Виды справочников аналитики [3]

1.2. Работа со справочниками аналитики [4]

1.3. Работа с записями в справочнике аналитики [5]

1.4. Расширения к записям из справочника аналитики [6]

1.5. Справочник юридических лиц (вид 2) [7]

1.6. Подсправочники [8]

2. План счетов [9]

2.1. Структура плана счетов [10]

2.2. Организация работы плана счетов [11]

2.3. Забалансовые счета [12]

2.4. Добавление записи в план счетов [13]

3. Папки документов [14]

3.1. Настройка работы папок [15]

3.2. Добавление новой папки документов [16]

3.3. Расширения документов [17]

3.4. Переменные документов [18]

3.5. Настройка калькуляции [19]

3.6. Настройка проводок [20]

4. Схемы регистрации [21]

4.1. Регистрация папки документов [22]

5. Справочник допустимых проводок [23]

6. Справочник видов валют [24]

7. Справочник курсов валют [25]

8. Ввод начальных остатков [26]

8.1. Ввод количественных остатков [27]

8.2. Ввод суммовых начальных остатков [28]

8.3. Ввод остатков по журналам регистрации [29]

1. Справочники аналитики [30]

Справочники необходимы в системе «Дебет Плюс V12» для заполнения первичных документов, формирования проводок и проведения расчетов синтетического учета с возможностью получения данных аналитического суммового учета, а также для получения данных аналитического учета внутри подсистем. Справочники являются основой внутренней целостности системы. Поэтому не рекомендуется изменять содержащуюся в справочниках информацию после того, как в систему «Дебет Плюс V12» введены данные, использующие эти справочники. Изменение информации в справочнике приведет к искажению информации во всех документах, которые использовали эту информацию. Пользователь должен определить, какие счета и в каких аналитических разрезах он хочет вести, создать соответствующие справочники аналитики и закрепить их за нужными счетами.

1.1. Виды справочников аналитики [30]

Система «Дебет Плюс V12» поддерживает ведение справочников нескольких видов:

Вид 1 простой. Содержит:

1. Код (номер по порядку);

2. Наименование;

Вид 2 юридические лица (предназначен для хранения информации по организациям).Содержит:

1. Код;

2. Наименование (название организации);

3. Атрибуты организации (банковские атрибуты, адрес, телефоны, код ОКПО, код плательщика НДС и т.д.). Подробнее смотрите в разделе этой инструкции Справочник 2 вида [31].

Вид 3 - физические лица (хранится информация по физическим лицам).Содержит:

1. Код;

2. Наименование (ФИО физического лица);

3. Паспортные данные, адрес, дата приема на работу и т.д.

Вид 5 - с сокращенными наименованиями.Содержит:

1. Код;

2. Наименование;

3.Сокращенное наименование.

1.2. Работа со справочниками аналитики [30]

Обычно, система «Дебет Плюс V12» поставляется с некоторыми готовыми справочниками, но Вы можете добавлять свои справочники и редактировать и удалять уже существующие.

Добавление справочника аналитики

Находясь в списке справочников аналитики («Настройки»/«Справочники аналитики»), с помощью пункта контекстного меню «Добавить» (или клавиши «Insert») вызовите экранную форму добавления справочника. Заполните ее и сохраните:

1. №п/п. Код справочника должен быть уникален. Возможна как ручная, так и автоматическая нумерация (система «Дебет Плюс V12» сама определит, какой был последний номер и присвоит добавляемому справочнику следующий по порядку номер).

2. Название. Пишется наименование справочника.

3. Вид. В выпадающем списке выбираете необходимый вариант из предложенных системой видов справочников.

4. Системы. Указываете название подсистемы (в списке нужная отмечается галочкой), для которой актуален этот справочник, например ZRP -отображать только в «Учете заработной платы». Если указать - BLN_BNK то справочник будет работать в «Своде бухгалтерского баланса» и «Учете банковских операций». Еще Вы напишете !BLN - справочник будет работать во всех подсистемах «Дебет Плюс V12», кроме «Свода бухгалтерского баланса».

Сокращенные наименования подсистем:

BLN-свод бухгалтерского баланса,

BNK-учет банковских операций,

CAS-учет кассовых операций,

ZRP- зарплата,

MTR-учет ТМЦ,

OUS-учет основных средств

Редактирование справочника аналитики

Желательно исправлять данные о справочнике до того, как в справочник будет занесена информация. Продумайте заранее, какого вида должны быть справочники, которые Вы создаете. Для редактирования нужно вызвать экранную форму редактирования (пункт контекстного меню «Добавить» или клавиша «F4») и внести правильные данные.

Удаление справочника аналитики

При удалении справочника аналитики нужно предварительно удалить из него все записи, а затем удалять сам справочник. Для этого установите маркер на нужную запись и выберите пункт контекстного меню «Удалить» (клавиша «Del»). Система «Дебет Плюс V12» запросит подтверждение об удаление - подтвердите его или откажитесь.

1.3. Работа с записями в справочнике аналитики [30]

При вводе информации необходимо учитывать, что недопустим нулевой код записи в справочнике, код записи в справочнике должен быть уникален в пределах справочника, а для справочников вида 2 в пределах всех справочников организаций.

Добавить новую запись можно следующим образом: в списке справочников аналитики («Настройки»/«Справочники аналитики») выделите маркером нужную запись и воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Просмотр» (или двойной щелчок мыши на отмеченной строке). Система покажет содержимое данного справочника аналитики. Также можете открыть нужный справочник аналитики через пункт главного меню «Справочники»/«Справочники аналитики».

Далее с помощью пункта контекстного меню «Добавить» (клавиша «Insert») вызовите экранную форму, заполните необходимые поля и сохраните. Смотрите на сайте debet.kiev.ua [32] подробные видеоролики «Работа со справочниками» [33], «Справочник номенклатуры: структура и ведение» [34].

Действия, выполняемые при редактировании и удалении записей в справочнике аналитического учета аналогичны тем, что описаны выше в разделе Работа со справочниками аналитического учета [35] .

1.4. Расширения к записям из справочника аналитики [30]

Кроме стандартных полей, предусмотренных разработчиком, в системе имеется возможность добавить в любой справочник дополнительные поля. Для этого существует специальная система, так называемых, расширений. Расширения могут задаваться разными способами, но, при этом, во всех случаях заполняется одна и та же экранная форма ввода. Подробнее расширениях к справочникам и способах их добавления смотрите на сайте debet.kiev.ua [32] в инструкции «Добавление пользовательских полей расширений» [36].

1.5. Справочник юридических лиц (вид 2) [30]

Справочник юридических лиц (вид 2) предназначен для хранения информации по организациям. Как правило, большинству пользователей достаточно одного справочника второго вида. Если у вас возникла необходимость в нескольких справочниках, то это можно сделать. Но, фактически, в системе все записи будут находиться в одном справочнике, который вы будете видеть в различных разрезах. Это значит, что в справочниках 2 вида ведется сквозная нумерация организаций по всем справочникам - одна организация может входить одновременно в несколько справочников (под одним и тем же номером). Как добавить справочник, подробно описано в разделе Работа со справочниками аналитики [37]. Обратите внимание, в поле «Вид» выбираете из выпадающего списка вариант «Юридические лица».

После добавления справочника Вы можете открыть его двойным щелчком мыши или с помощью пункта контекстного меню «Просмотр». В в левой части экрана расположен список всех справочников юридических лиц (его можно включать/отключать через пункт контекстного меню «Спрятать список справочников»/«Отображать список справочников» соответственно), в правой список контрагентов, содержащихся в том справочнике, который выделен маркером. Переходя из одного справочника в другой, можно просматривать список контрагентов каждого справочника. В начале списка всегда расположен «Полный справочник», в котором содержится перечень всех контрагентов системы.

Перемещаться между справочниками можете и с помощью контекстного меню. Текущий справочник отмечен меткой, для перехода в другой справочник просто щелкните на нужном пункте мышкой.

Добавление новой записи осуществляется аналогично действиям, описанным в разделе Работа с записями в справочнике аналитики [38] данной инструкции. При заполнении экранной формы внесите необходимую информацию на каждой вкладке: наименование (название организации), атрибуты организации (банковские атрибуты, адрес, телефоны, код ОКПО, код плательщика НДС и т.д.), контактные лица.

На вкладке «Справочники» галочкой отмечаются справочники, в которых используется данная организация.

Если Вам нужно добавить новую организацию, похожую на какую-нибудь из введенных ранее, воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Копировать». Например, Вы, находясь в справочнике «Контрагенты», скопировали нужную запись, откорректировали ее и хотите, чтоб новая организация была видна и в справочнике «Покупатели (VIP)». Тогда на вкладке «Справочники» отметьте его галочкой.

При удалении (пункт контекстного меню «Удалить») организация исключается из всех справочников.

В контекстном меню также доступны следующие пункты:

«Включить в справочник» - отмечаете в справочнике («Покупатели») необходимые записи (или запись) и выберите в выпадающем списке справочник, в который хотите добавить этих контрагентов («Покупатели VIP»). В результате выбранные контрагенты будут включены в оба справочника.

«Перенести из справочника» - отберите в справочнике («Покупатели») нужные записи (или запись) и выберите в выпадающем списке справочник, в который хотите перенести этих контрагентов (например, «Покупатели VIP»). В итоге выбранные контрагенты будут удалены из справочника «Покупатели», а добавлены только в справочник «Покупатели VIP».

«Выключить из справочника» - Вы можете убрать контрагентов (или контрагента) из справочника. Отметив нужные записи, выберите данный пункт меню. Если Вы выключите контрагента из всех справочников, то он буде отображаться только в «Полном справочнике».

1.6. Подсправочники [30]

Подсправочник используется для хранения иерархической информации. Суть подсправочников заключается в том, что можно для каждой записи из одного справочника задать целый ряд записей в другом.

Пример. Пусть клиенты, с которыми мы торгуем, имеют несколько складов, и при покупке указывают, на какой склад им необходимо доставить каждый товар. То есть, при выписке накладных на отгрузку необходимо в каждой строке накладной указывать АДРЕС ДОСТАВКИ (на склад, в магазин, в офис ...) Можно, конечно, писать эту информацию в каждой строке накладной, но лучше организовать это через ПОДСПРАВОЧНИК «Адреса доставки» к справочнику «Покупатели». Тогда при выписке накладной некоторой организации вы увидите список возможных для нее адресов доставок и вам останется лишь выбрать нужный.

Для создания этого подсправочника в списке справочников аналитики («Настройки»/«Справочники аналитики» установите маркер на справочник аналитики «Покупатели» и, войдя в контекстное меню, выберите пункт «Подсправочники». После этого, Вы попадаете в список подсправочников, относящихся к справочнику "Покупатели". Теперь добавляйте новый подсправочник «Адреса доставки».

С подсправочниками можно делать все то же, что и с обычными справочниками аналитики. Однако каждая запись подсправочника должна относиться к некоторой записи основного справочника (например, за каждым покупателем закреплены его собственные адреса доставки).

Теперь, просматривая справочник "Поставщики-покупатели", в контекстном меню Вы найдете пункт "Адреса доставки".

Он позволяет просмотреть подсправочник "Адреса доставки" для организации, на которой мы стояли при вызове контекстного меню (двигаясь по списку покупателей, расположенному в левой части экрана, можно в правой части увидеть адреса всех покупателей).

Таким образом, мы получаем возможность при заполнении расходной накладной указать адрес доставки для выбранной организации.

Если нужно можно для созданного подсправочника добавить подсправочник, например, «Контактные лица», и т. д. Принцип добавления аналогичен.

2. План счетов [30]

План счетов - основной справочник системы «Дебет Плюс V12», который используется практически во всех документах системы и содержит полный набор и описание синтетических счетов [субсчетов] применяемых в практике ведения бухгалтерского учета предприятия. Возможность получения полезной для управления и учета бухгалтерской информации во многом зависит от того, как организован план счетов.

План счетов нежелательно менять в середине учетного периода, поскольку потребуется вносить исправления в уже введенную информацию по проводкам, начальным остаткам и первичным документам. Поэтому, при формировании плана счетов желательно заранее продумать его структуру и организовать его таким образом, чтобы была возможность получить с помощью системы всю необходимую информацию.

Система «Дебет Плюс V12» поставляется уже с готовым планом счетов. Записи в предложенном плане счетов вы можете просто откорректировать добавить недостающие, удалить ненужные, отредактировать существующие. План счетов может быть произволен. Обычно используются стандартные планы счетов, но это не является обязательным требованием системы.

2.1. Структура плана счетов [30]

План счетов содержит информацию об используемых в системе счетах. Справочник имеет иерархическую структуру. Первый уровень иерархии образуют записи об используемых счетах. Внутри каждого счета могут выделяться субсчета. Внутри субсчетов могут выделяться статьи. Для ведения аналитического учета за каждым счетом, субсчетом, статьей можно закрепить до трех аналитик (например, таких как справочники «Дебиторы-кредиторы», «Подотчетные лица», номенклатура, валюты, договора и т.д.)

Система «Дебет Плюс V12» может поддерживать следующую иерархию записей в плане счетов.

Счет				(63/0/0/0/0/0)
Счет	Субсчет			(63/631/0/0/0/0)
Счет	Субсчет	Статья		(63/632/7/0/0/0)
Счет	Субсчет	Статья	Ан.1 Ан.2 Ан.3	(63/632/7/1/4/3)
Счет	Субсчет		Ан. 1	(63/632/0/1/0/0)
Счет	Субсчет		Ан.1 Ан.2	(63/632/0/1/2/0)
Счет	Субсчет		Ан.1 Ан.2 Ан.3	(63/632/0/1/2/3)
Счет		Статья		(63/0/5/0/0/0)
Счет		Статья	Ан.1	(63/0/5/1/0/0)
Счет		Статья	Ан.1 Ан.2	(63/0/5/1/3/0)
Счет		Статья	Ан.1 Ан.2 Ан.3	(63/0/5/1/3/7)
Счет			Ан.1	(63/0/0/1/0/0)
Счет			Ан.1 Ан.2	(63/0/0/1/2/0)
Счет			Ан.1 Ан.2 Ан.3	(63/0/0/1/2/3)

Однако существует ряд ограничений и правил по настройке плана счетов, которые необходимо соблюдать для того, чтобы обеспечить корректную работу системы и не исправлять уже введенную информацию несколько раз:

1. Если непосредственно за счетом уже были закреплены субсчета, то после этого за этим же счетом не могут быть непосредственно закреплены ни статьи, ни аналитики. Обратите внимание на слово «непосредственно». То есть, если Вы захотите, после того, как вводили записи следующего вида:

Счет 63	Субсчет 631	Статья1	(63/631/1/0/0/0)
Счет 63	Субсчет 631	Статья2	(63/631/2/0/0/0)
Счет 63	Субсчет 632	Ан.1 Ан.2 Ан.3	(63/632/0/1/2/3)

ввести запись вида:

Счет 63

Статья3

(63/0/3/0/0/0)

система «Дебет Плюс V12» не даст этого сделать.

Чтобы это стало возможным, необходимо вначале за счетом закрепить субсчет, а потом уже закреплять статью или аналитики:

Счет 63

Субсчет 633

Статья3

(63/633/3/0/0/0)

или не выделять субсчета нигде:

Счет 63		Статья 1	(63/0/1/0/0/0)
Счет 63		Статья 2	(63/0/2/0/0/0)
Счет 63		Статья 3	(63/0/3/0/0/0)

2. Если непосредственно за счетом уже были закреплены статьи, то после этого за этим же счетом не могут быть непосредственно закреплены ни субсчета, ни аналитики.

3. Если непосредственно за счетом уже были аналитики, то за этим же счетом не могут быть непосредственно закреплены ни субсчета, ни статьи.

Система «Дебет Плюс V12» обеспечивает возможность автоматического закрытия счетов, т.е. списание остатков одного счета на некоторый другой счет.

Однако применение автоматического закрытия счета налагает определенные ограничения на структуру счета. Например, если Вам нужно учитывать затраты и реализацию в разрезе подразделений, то 23 и 91 счета должны иметь одинаковую структуру учетных регистров. В этом случае затраты с 23 счета система сможет списать на аналогичные учетные регистры 91 счета автоматически. Поэтому, если Вы решите воспользоваться данной возможностью, то прочитайте в руководстве пользователя по подсистеме «Свод бухгалтерского баланса» раздел «Закрытие счетов», в котором описаны возможности автоматического закрытия счетов и те ограничения, которые оно накладывает на структуру плана счетов, прежде чем приступать к непосредственной настройке.

2.2. Организация работы плана счетов [30]

При простой структуре ведения плана счетов для аналитического учета используются только статьи, дополнительную аналитику указывать не надо. Достоинством такой организации плана счетов является простота. Недостатком данного способа ведения аналитического учета является то, что статьи не являются сквозными для всех счетов (статья 1, закрепленная за счетом 36 не соответствует статье 1, закрепленной за счетом 63), а также невозможность использования более одного разреза аналитики на счете. Такую структуру ведения счета целесообразно выбрать в том случае, если число статей ограничено и не будет меняться в течение длительного периода.

Если трех уровней вложенности (счет, субсчет, статья) не хватает для организации учета или количество статей, которое нужно ввести для получения данных аналитического учета, слишком велико, появляется необходимость использовать аналитику. Разрезы аналитического учета, которые введены в виде статей, можно вынести в справочник аналитического учета. Вы используете уже существующий справочник или создаете его самостоятельно. Как это сделать, описано в разделе этой инструкции «Справочники аналитического учета» [39]. В плане счетов, вместо перечисления всех статей для счета, в этом случае нужно указать номер созданного Вами справочника.

Преимущества организации ведения аналитического учета с помощью справочников аналитического учета, а не статей:

во-первых, не захламляется план счетов, если аналитической информации слишком много;

во-вторых, количество аналитических разрезов для ведения счета может быть больше, чем один;

в-третьих, справочники аналитического учета, в отличие от статей, являются сквозными (т.е. за несколькими счетами можно закреплять один и тот же справочник и отчеты в аналитическом разрезе по разным счетам будут идти по одним и тем же аналитическим регистрам).

Что нужно помнить при закреплении справочников аналитического учета за счетами в плане счетов

1. Первый по счету справочник аналитического учета считается ведущим. Основная масса выходных документов синтетического учета (журналы-ордера, обороты и остатки по счету, оборотный баланс и т.д.) рассчитываются по счету, субсчету, статьям или первому справочнику аналитики. Если за счетом закреплено более одного справочника аналитики, то, для того чтобы получить выходной документ во всех аналитических разрезах, имеется специальный расчет «обороты и остатки по аналитике». Это сделано для того, чтобы не утяжелять выходные документы аналитической информацией без особой необходимости. Для счетов с развернутым сальдо следует иметь в виду, что, если за ними закреплено более одного справочника аналитики, то сальдо сворачивается по первому аналитическому разрезу.

2. Если по счету уже были введены проводки или начальные остатки, то в плане счетов нельзя менять местами справочники аналитического учета, иначе уже введенная информация будет испорчена.

Пример:

Рассмотрим организацию плана счетов с помощью статей и справочников аналитического учета. Например, счет № 23 может иметь следующую структуру:

Счет	Субсчет	Статья
23			Производство
23	231		Производство ТНП
23	231	1	Производство пылесосов
23	231	2	Производство мебели
23	232	0	Производство продукции основного производства
			[Изделие]	[Подразделение]	[Вид затрат]
			Изделие 1	Цех 1	Затраты на рекламу
			Изделие 3	Цех 2	Затраты на оплату труда
					Прочие затраты
23	233	0	Производство прочей продукции
23	234	0	Затраты на выполнение НИР
			[Тема]	[Вид затрат]
			Тема 1	Затраты на рекламу
			Тема 2	Затраты на оплату труда
				Прочие затраты

На счете выделены четыре субсчета. За первым закреплены статьи. За вторым субсчетом закреплено три справочника аналитического учета (изделия, подразделения и виды затрат). Содержание справочников приведено под их наименованиями. Списание затрат по второму субсчету может производиться на любую комбинацию записей из этих справочников (например, изделие 2, цех 2, затраты на оплату труда). Третий субсчет не имеет внутренней детализации. За четвертым субсчетом закреплено два справочника аналитического учета (тема и виды затрат).

Как видим, система «Дебет Плюс V12» способна поддерживать план счетов довольно сложной структуры. Эта структура является достаточной для ведения бухгалтерии на большинстве предприятий.

Корректируя план счетов, следует иметь в виду, что следующим шагом по вводу системы «Дебет Плюс V12» в эксплуатацию будет ввод остатков по каждому счету, субсчету, статье, и кодам из справочников аналитического учета. Имеет смысл заранее ввести в план счетов и справочники аналитического учета те записи, которые в дальнейшем будут нужны для ввода ненулевых остатков, хотя это можно будет сделать и позже.

2.3. Забалансовые счета [30]

Забалансовые счета вводятся в плане счетов так же, как и балансовые счета. Для них, находясь в подсистеме «Свод бухгалтерского баланса», можно указать в параметрах системы два диапазона («Настройки»/ «Параметры системы»/«Подсистема/«Забалансовые счета»).

При расчете оборотного баланса данные по забалансовым счетам не входят в итоговую строку оборотного баланса. Поэтому, не стоит делать проводки с балансового счета на забалансовый или наоборот. Если такие проводки будут сделаны, при расчете оборотного баланса в итоговой строке не будут совпадать суммы.

Ввод проводок в системе для балансовых и забалансовых счетов ничем не отличается. В проводке обязательно должны присутствовать и дебетовая, и кредитовая сторона.

Если необходимо видеть только обороты по счету, то Вы можете использовать для дебетовой и кредитовой стороны один и тот же счет. Например, для забалансового счета 118 («Валовые расходы») указываете в проводке следующую корреспонденцию счетов: Дт (118)/Кт (118).

Увидеть начальное и конечное сальдо по счету можно, если использовать два забалансовых счета. Например, добавляете два забалансовых счета 150 («Абонплата - оплата») и 160 («Абонплата - начисление»). Соответственно делаете следующие проводки: Дт(160)/Кт(150) - начисление,

Дт(150)/Кт(160)- для оплаты.

2.4. Добавление записи в план счетов [30]

Для добавления записи в план счетов откройте его через пункт главного меню «Справочники» или с помощью специального значка на панели инструментов. Также сделать необходимую запись можно непосредственно при вводе конкретного документа. Например, при добавлении приходной накладной в соответствующем поле надо указать счет, которого нет в системе. При нажатии кнопки [...] открывается план счетов, в котором Вы можете сделать новую запись и затем выбрать ее.

Для добавления записи в план счетов в контекстном меню выберите «Добавить» (клавиша «Insert») и заполните экранную форму:

Для каждого счета указывается:

1. № счета;
2. № субсчета (если нужно).
3. № статьи (если нужно).
4. Аналитика. Выбираете из выпадающего списка необходимую аналитику (справочник аналитики, номенклатура, договор и др.). Если Вы указали справочник аналитики (Ан.1), то в поле проставляете код справочника. Структура плана счетов позволяет использовать до трех аналитик.
5. Наименование счета указывается название счета.
6. Вид счета необходимый вариант выбирается из предлагаемого системой списка.

[+] - активный,

[-] - пассивный,

[*] - активно-пассивный со свернутым сальдо,

[%] - активно-пассивный с развернутым сальдо.

Вид счета влияет на то, в каком виде будут выводиться остатки по счету в оборотном балансе, главной книге, выборке проводок по счетам, а также в балансе предприятия.

7.Тип учетной цены. Используется для счетов складского учета и влияет на формирование проводок в зависимости от их настроек.

[o] отпускная

[p] отпускная - ІІ

[t] - товары

[m] - материалы

[v] - валютный склад

[r] - оборотная тара

После внесения всех данных сохраните экранную форму.

Пример №1.

Добавим запись вида: Счет 30 - Касса

Находясь в плане счетов, нажмите клавишу «Insert» или воспользуйтесь пунктом «Добавить» в контекстном меню. Заполните в появившейся экранной форме необходимые поля:

1. Укажите № счета «30»

2. Выберите вид - активный;

3. Наименование счета «Касса»

Пример №2.

Добавим в план счетов счет 20, субсчет 201, статью 1 и закрепим за ним два справочника аналитики: 10 подразделения и 11 МОЛ.

1. Сначала добавим счет 20. Для этого в поле счет нужно указать 20, а в полях субсчет и статья оставить 0. Справочники аналитики не указываем.

2. Добавим субсчет 201. В поле счет укажите 20, в поле субсчет 201, в поле статья оставьте 0. Справочники аналитики тут тоже не указываем.

3. Теперь добавим статью. В поле счет поставьте 20, в поле субсчет 201, в поле статья 1. Аналитика 1 поставьте номер справочника 10, Аналитика 2 номер справочника 11.

В итоге получим три строки:

Примечание. Если счет не делился на субсчета и статьи и за ним были закреплены справочники аналитики, но теперь его нужно разбить на субсчета, то для начала отредактируйте строку со счетом и вместо номеров справочников поставьте 0, а справочники добавьте в строку с субсчетом или статьёй.

Пример №3.

За 63-им счетом были закреплены две аналитики: справочник №12 -контрагенты и договора. Счет на субсчета и статьи поделен не был. Возникла необходимость добавить 631 субсчет с такой же аналитикой. Поднимите на редактирование имеющуюся строку со счетом 63 и вместо аналитики поставьте нули.

Добавьте субсчет 631 и в полях Ан.1 и Ан.2 укажите соответствующую аналитику. Если нужно добавить еще и статью, то аналитику укажите только при добавлении статьи.

3. Папки документов [30]

Папки документов являются центральным звеном в организации первичной бухгалтерской информации в системе. В папки документов пользователь вносит все первичные документы. Система «Дебет Плюс V12» поставляется с некоторым стандартным набором папок документов, однако пользователь может самостоятельно пополнять данный набор в соответствии с требованиями учета на его предприятии.

3.1. Настройка работы папок [30]

Для удобства работы в системе необходимо определиться, какие виды первичных документов будут использоваться в процессе работы, и в какие папки эти первичные документы будут сгруппированы. Смотрите подробный видеоролик «Включение, отключение папок» [40] на сайте debet.kiev.ua [32].

Для формирования перечня видов и папок документов, которые будут использоваться зайдите в главном меню в «Настройки»/«Папки документов». На экране появится следующее изображение.

Как можно видеть, слева представлены все виды документов. При выделении курсором какого-либо вида документов справа появится соответствующий ему список папок.

Перечень папок документов задается следующими основными параметрами: видом документов, на основе которого он сформирован; номером хозяйственной операции, с помощью которой будут проводиться документы из данной папки.

Кроме того, при формировании папки можно указать следующие дополнительные параметры: номер калькуляции, т.е. способа расчета учетных и/или отпускных цен в накладных; способ нумерации документов.

Пользователь может отключить вывод на экран тех папок и видов документов, которые не нужны ему в работе. Для этого выделите маркером соответствующую папку и воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Редактировать» (клавиша «F4»). В появившейся экранной форме снимите «галочку» в поле «Использовать», если папка не используется. Сохраните внесенные изменения. См. на сайте debet.kiev.ua [32] видеоролик «Включение, отключение папок» [40].

Вид документов не будет отображаться в перечне при условии, что все его папки будут выключены. Включаются папки аналогично из меню «Настройки»/«Папки документов».

Также в системе есть возможность индивидуальной подборки папок, то есть, если Вы работаете с несколькими папками, их можно отобрать и пользоваться только ими, не видя другие.

В системе «Дебет Плюс V12» («Первичные документы»/«Папки документов») есть 3 основные папки:

«Системные типы документов» - в этой папке содержатся все папки документов системы.

«Общие папки документов» — в данную папку можно отобрать папки, которым Вы наиболее часто пользуетесь и они будут отображены на всех сетевых компьютерах.

«Мои папки документов» — папки, внесенные в эту папку, будут видны только Вам.

«Общие папки документов» и «Мои папки документов» формируются аналогично.

1. Можно добавлять папки, не разбивая их на подпапки. Воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Добавить папку документов» и выберите нужные папки из предлагаемого системой списка.

2. Можно создать несколько групп, куда будут добавлены близкие по содержанию папки. В контекстном меню выберите пункт «Добавить группу», в появившемся поле напишите ее название (например, «Приход») и нажмите «Enter». Теперь в эту группу можно добавить необходимые папки через пункт контекстного меню «Добавить папку документов» (например, PN:2 Приход ТМЦ (НДС 20%) и PN:6 Приход ТМЦ от подотч. лиц (НДС 20%)).

Находясь в папке «Системные типы документов», можно добавить папку (вид документа) в папки «Общие папки документов» или «Мои папки документов», воспользовавшись соответствующими пунктами контекстного меню «Добавить в общие» («Добавить в мои папки») или же просто «перетащив» с помощью мыши нужные объекты в эти папки.

3.2. Добавление новой папки документов [30]

Для любого вида документа пользователь может добавить новые папки. Новые папки добавляются для каждого вида документа отдельно.

Для этого необходимо открыть список видов документов («Настройки»/«Папки документов», «Первичные документы»/«Список документов»), выделить конкретный вид документа маркером и нажать клавишу «Insert» (или воспользоваться пунктом контекстного меню «Добавить», находясь в списке папок этого вида документа). В результате появится экранная форма добавления папки, заполните ее и сохраните.

1. В появившейся экранной форме автоматически проставится тип (метка) выбранного документа, в данном случае «NN» и признак использования.

2. Поле «Использовать» - пользователь может отключить вывод папки на экран. Снимите «галочку» в этом поле, если папка не нужна Вам для работы.

3. «Название», «Сокращенное название» - в этих полях указываете полное и сокращенное наименование папки соответственно.

4. В поле «№ операции» система сама предложит номер хозяйственной операции, которая определяет номер создаваемой папки документов. Вы также можете проставить свой номер хоз.операции, который должен быть уникален для каждой папки. См. на сайте debet.kiev.ua [32] видноролик «Автоматическое создание пустых операций при добавлении новой папки» [41].

5. В поле «№ калькуляции» указывается № используемой калькуляции (при необходимости).

6. Значения строки «Группа нумерации документов» дает возможность сделать сквозную нумерацию для нескольких папок одного вида. Если данную функцию Вы не используете, оставьте [0] по умолчанию. В случае, когда необходимо в нескольких папках проставить сквозную нумерацию, поставьте любую цифру больше нуля, например [1].

Например, есть пять папок, в двух из них (первая, третья) должна быть сквозная нумерация, в остальных — последовательная. В 1-ой и 3-ей папке в строке «Группа нумерации документов» проставьте [1], во 2-ой, 4-ой, 5-ой — [0]. Итак, поставив [1] в 1-ой и 3-ей папках, система, нумеруя документы, обратится к номеру последнего документа, как в папке 1, так и в папке 3, и присвоит новому документу следующий по порядку номер).

7. Поле «Порядок сортировки» определяет порядок сортировки первичных документов в папке. Следует отметить, что документы автоматически сортируются прежде всего по дате, а потом - в соответствии с указанным здесь признаком. Рекомендуется оставить это поле с параметром, установленным по умолчанию «По числу». Это значит, что документы будут отсортированы по дате, а внутри одной даты - в порядке возрастания номеров.

8. Поле «Счетчик нумерации» обозначает с какого периода будет обновляться нумерация документов. Выберите одно из предложенных значений:

с начала года — с каждого нового года нумерация документов будет начинаться с [1];

с начала месяца — с каждого нового месяца нумерация документов будет начинаться с [1];

ежедневно - нумерация документов будет начинаться с [1] ежедневно;

сплошная нумерация — каждый новый документ будет нумероваться последовательно на протяжении всего времени;

выключить автонумерацию — номер документа проставляется вручную.

9. Поле "Маска номера" используется для формирования вида номера документа. Например,

Маска	Номер документа
0 или ничего	1,2,3...
00	01,02,03...
000	001, 002, 003...

Использование параметров:

10. Параметры системы:

общие одинаковые параметры для всех пользователей;

пользовательские - для каждого пользователя свои параметры.

Каждый пользователь сможет устанавливать необходимые параметры папки персонально, то есть у всех пользователей могут быть разные настройки для папок.

11. Параметры документа. Укажите нужный вариант: типа документа или папки. Вы можете задать для типа документа через пункт контекстного меню «Параметры» определенные параметры (например, для документа «Приходование ТМЦ (PN)» укажем вид договора «Договора для работы с контрагентами»). Данные параметры доступны для всех папок этого типа документа. Теперь в параметрах папки «Приход ОС» в соответствующем поле выберем вид договора «Договора с поставщиками». В таком случае, если если Вы поднимете на редактирование эту папку и поле «Параметры документа» в выпадающем списке выберите вариант «Папка», то для нее будет применен тип договора «Договора с поставщиками».

В системе «Дебет Плюс V12» Вы можете копировать настройки папок документов. Например, если нужно создать папку, похожую на какую-нибудь из добавленных ранее, скопируйте любую папку вместе с настройками (выбрав те, которые Вам подходят). Также Вы можете скопировать настройки в уже существующую папку. Подробнее об этом смотрите на сайте debet.kiev.ua [32] в видеоролике «Копирование настроек папок» [42].

3.3. Расширения документов [30]

Расширения — это дополнительные поля, которые пользователи могут вводить по своему усмотрению. Как и для справочников, к любой папке документов или виду документа можно добавить расширения.

Принцип добавления расширения один и тот же. При этом, можно добавить расширение к заголовкам документов или к строкам документов. Подробнее о расширениях и способах их добавления смотрите на сайте debet.kiev.ua [32] в инструкции «Добавление пользовательских полей расширений» [36].

3.4. Переменные документов [30]

При заполнении первичных документов в них заносится масса информации, которую нужно затем использовать для различных целей формирования проводок, создания регистрационных записей в журналах регистрации документов и т.д. Доступ к данным документа обеспечивают переменные документа.

Есть 2 основных типа переменных документа это переменные, созданные разработчиком и входящие в стандартную поставку системы, будем называть их стандартными переменными, и переменные, создаваемые самим пользователем. Переменные, создаваемые пользователем, могут использовать стандартные переменные. Необходимость в создании пользовательских переменных может возникнуть в том случае, если стандартные переменные не обеспечивают доступ к некоторым данным.

Для того чтобы переменная обеспечивала доступ к данным, она должна иметь уникальное имя и формулу, по которой она достает значение из документа. Стандартным переменным разработчик сам присвоил имена и указал формулы для доступа к данным. Если ж Вы хотите создать свою переменную, то Вам нужно проделать те же действия дать имя переменной и указать, каким образом нужно достать данные из документа.

Поскольку документы разных типов содержат свои наборы данных, то и набор стандартных переменных для каждого типа документа свой. Просмотреть этот набор можно с помощью пункта контекстного меню «Переменные»/(«Переменные заголовка», «Переменные строк», «Пользовательские переменные»). Переменные могут использоваться в печати, операциях и калькуляциях документа.

Виды переменных [30]

Стандартные переменные

Переменные заголовка документа

Переменные, имя которых начинается с буквы "H", служат для доступа к заголовку документа и всегда определены внутри экземпляра документа этого типа.

Переменные строк документа

Переменные, имя которых начинается с буквы "R", служат для доступа к полям строк документа и могут использоваться только в функциях обработки строк документа.

Переменные пользователя

Пользователь может создавать свои переменные для типа документа на основе вышеперечисленных переменных и предоставляемых функций

Добавление переменной пользователя [30]

Для того чтобы добавить собственную переменную, нужно выполнить такие действия:

В списке папок документов установить маркер на папку, к которой будут относиться создаваемые переменные, вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Переменные»/«Пользовательские переменные». После этого система «Дебет Плюс V12» покажет список переменных пользователя, относящихся к данной папке и общих переменных.

Если маркер будет установлен на документе, то созданная переменная будет доступна для всех папок данного типа документа.

Заполните в экранной форме необходимые поля и сохраните:

1. Тип документа. Соответствует типу документа из папки.

2. Номер операции. Номер операции из папки документов. Если установлен 0, то переменные доступны во всех папках. Также можно выбрать из предлагаемого системой списка определенный номер операции. В таком случае переменная будет использоваться только в выбранной папке.

3. Имя переменной. Выбирается пользователем, должно состоять из латинских букв.

4. Тип переменной. Тип значения, которое вычисляет переменная:

- числовой,

- текстовый,

- дата,

- логический;

5. Комментарий. Пользователь вводит для себя;

6. Выражение. Формула для вычисления значения переменной.

3.5. Настройка калькуляции [30]

С помощью калькуляций пользователь имеет возможность задавать формулы расчета отпускных и учетных цен с учетом специфики бухучета на предприятии. Например, учетная цена может состоять из суммы цены прихода и части накладных расходов, приходящихся на единицу товара. Т.е. калькуляции позволяют задать формулу для расчета учетных и отпускных цен, которые сохраняются после завершения редактирования накладной и могут использоваться в операциях и выходных документах.

Калькуляции состоят из последовательных операций расчета, задаваемых строками калькуляции. Каждая строка содержит формулу расчета, которая вычисляет одну переменную или столбец. Если формула для расчета переменной не задана, то переменная будет вычисляться по заложенной разработчиками схеме.

Чтобы перейти к настройке калькуляций, установите курсор на нужной папке документов («Настройки»/«Папки документов» или «Первичные документы»/«Список документов») и в контекстном меню выберите «Калькуляции».

Здесь при помощи контекстного меню добавьте сначала группу калькуляций, где укажите номер, название и при необходимости условие выполнения. Далее нужно добавить строки калькуляции.

При калькулировании учетной и/или отпускной цены можно использовать переменные, предопределенные разработчиком, переменные заголовка документа, переменные строк. Для одной переменной может быть несколько строк калькуляции, которые выполняются в порядке нумерации. Калькуляция рассчитывается при сохранении документа, поэтому при его создании результата расчета калькуляции Вы не увидите.

В экранной форме заполните следующие поля:

1. Номер. Укажите порядковый номер.

2. Комментарий. Заполняется по желанию пользователя. Название калькуляции для заголовка, смысл действий над переменной для строк.

3. Условия выполнения. При необходимости укажите условие при котором должна выполняться калькуляция. На рис. она будет выполняться для всех документов у которых дата больше 01.10.2008 г.

4. Переменная. Укажите переменную списка, для которой должна выполняться калькуляция. На рис. учетная цена.

Для того чтобы увидеть переменные, которые можно калькулировать, нужно, находясь в этом поле, нажмите комбинацию клавиш «Ctrl»+ «Enter» (или воспользуйтесь кнопкой выбора и система «Дебет Плюс V12» даст возможность выбрать имя переменной в одном из списков:

- Переменные заголовка;

- Переменные строк;

- Расширения строк и т.д.

Сначала выберите нужный список, затем в нем переменную. Имя выбранной переменной перенесется в поле ввода.

5. Действие. «=(занести)» - вместо переменной проставится значение рассчитанное калькуляцией, «+ (добавить)» - к значению переменной добавится рассчитанное калькуляцией число, «-(отнять)» - от значения переменной отнимется число рассчитанное калькуляцией.

6. Значение. Укажите формулу для расчета значения переменной, в которой можно использовать стандартные переменные, расширения и арифметические действия над ними. На рис. вместо учетной цены проставится сумма из договора (папка «Хозяйственные договора (HOZDOG)»).

7. Пропорционально чему разбросать. Дает возможность пропорционально увеличить цену товаров (например, если нужно увеличить цену товаров в накладной на сумму транспортных расходов, пропорционально цене товаров).

8. Для каких строк применить. При необходимости можно указать условие, для каких строк должна выполняться калькуляция (например, RSC==20 для всех строк, в которых указан 20-й счет).

9. Знаков после запятой. Укажите, до скольких знаков стоит округлить значение калькуляции.

3.6. Настройка проводок [30]

Хозяйственная операция набор проводок, которые формируются для данной папки документов. Каждой папке документов соответствует одна хозоперация, для которой может формироваться сколько угодно проводок.

Для того чтобы настроить проводки для конкретной хозоперации, необходимо определиться, как они должны формироваться. Возможны варианты:

1. Проводка формируется по заголовку. Проводка при формировании будет учитывать только данные из заголовка документа. Такой вариант подходит для формирования проводок для документов без строк (платежные поручения, кассовые ордера ...) или для документов со строками (накладные, счета-фактуры...) при формировании проводок, например для НДС, валовых расходов (доходов), когда не важно, какая корреспонденция счетов в строках документа.

2. Проводка формируется по строкам. Проводка при формировании будет учитывать данные в строках документа. Такой вариант подходит для формирования проводок по документам, у которых в строках может быть разная корреспонденция счетов (например, в одной накладной могут быть и ТМЦ, и МБП). Стоит заметить, что при формировании проводок по такому шаблону их сформируется ровно столько, сколько разных строк в документе, одинаковые строки система сгруппирует в одну проводку.

Чтобы перейти к настройке проводок, установите курсор на папке документов, для которой необходимо настроить хозоперацию («Настройки»/«Папки документов» или «Первичные документы»/ «Список документов») и нажмите правую клавишу мыши или «Enter». В контекстном меню выберите «Операции» - Вы увидите все уже существующие шаблоны проводок, созданные для выбранной хозоперации. Для редактирования нажмите «F4», для добавления новой записи «Enter»/«Добавить» и выберите соответствующую опцию. Смотрите видеоролик «Настройка проводок» [43] на сайте debet.kiev.ua [32].

Добавление проводки для заголовка.

Воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Добавить»/«Добавить проводку». В появившейся экранной форме заполните следующие поля и сохраните шаблон:

1. Содержание проводки.

2. Условие. В поле при необходимости можно указать данные, при которых должна (или не должна) формироваться проводка.

3. Период действия.

4. Дебет и кредит счета.

5. Аналитика. Если за счетом закреплен справочники аналитики, то необходимо в поле для аналитики поставить переменную, которая будет вытягивать в проводку информацию из справочника. На рис. за 631 и 644 субсчетами закреплен справочник контрагентов, и переменная HPOST будет проставлять в проводку код контрагента, указанного в заголовке документа по которому формируется проводка. Для выбора переменной воспользуйтесь стрелочкой, которая находится в конце каждого поля.

6. Сумма. В поле также ставим переменную, в данном случае HSNDS сумма НДС из документа.

Добавление секции.

Если проводка или группа проводок формируется по строкам или группа проводок должна формироваться только при определенном условии, то такие проводки собираются в секцию. Для добавления секции выберите пункт контекстного меню «Добавить»/«Добавить секцию». В появившейся экранной форме заполните следующие поля и сохраните шаблон:

1. Номер секции.

2. Название.

3. Условие. Поле позволяет указать данные из заголовка, при которых должны формироваться проводки из данной секции.

4. Фильтр. Поле заполняется, если условие нужно поставить для строк. На рис. проводки из данной секции сформируются только для строк документа, в которых указан 11-й счет;

5. Формировать проводки. Необходимо выбрать: «для строк» или «для заголовка», в зависимости от того, как будут формироваться проводки из данной секции.

Добавление проводки для строк.

Прежде чем добавить проводку, которая будет формироваться по строкам, необходимо добавить секцию, а затем в эту секцию добавить проводку. После добавления секции установите на ней курсор и в контекстном меню выберите «Добавить»/«Добавить проводку». В появившейся экранной форме заполните следующие поля и сохраните шаблон:

1. Содержание. Переменная Hrem проставит название контрагента указанного в документе;

2. Дебет. В дебете счета вместо конкретного счета стоят переменные, это означает, что счет в проводке будет соответствовать счету в строке документа.

3. Сумма. В этом поле стоит формула, где RUCENA учетная цена в строке документа, RKOL количество.

Если в другой хозяйственной операции есть необходимая Вам проводка или секция, то ее можно скопировать. Для этого установите курсор на проводке (секции) и в контекстном меню выберите пункт «Копировать», далее при помощи пункта контекстного меню «Вставить» добавьте ее в нужную хозоперацию.

Если для данной хозоперации должны формироваться созданные Вами проводки плюс все проводки из другой хозоперации, то можно установить на нее ссылку.

Например, мы настраиваем проводки для хозоперации 1 и нам нужно, чтобы помимо настроенных проводок для нее формировались все проводки хозоперации 2. Для этого необходимо установить курсор на хозоперацию 1 и в контекстном меню выбрать «Редактировать». В появившейся экранной форме в поле «Ссылка» поставьте нужный номер хозоперации (в данном примере 2) или воспользуйтесь кнопкой выбора [...] в конце поля и при помощи клавиши «Enter» выберите хозоперацию из списка.

4. Схемы регистрации [30]

Схема регистрации это набор указаний системе, каким образом документы из папки должны регистрироваться в журналах регистрации документов. Один документ при необходимости может регистрироваться в нескольких журналах. При добавлении первичного документа в папку он заносится во все журналы, которые указаны в соответствующей схеме регистрации. На основании журналов система «Дебет Плюс V12» формирует выходные данные, например, для налогового учета и актов сверки с поставщиками и покупателями.

Добавлять информацию о схемах регистрации можно непосредственно из «Журналов регистрации» и «Журналов налоговой регистрации» («Настройки»/«Журналы регистрации» и «Настройки»/«Журналы налоговой регистрации» соответственно) или из списка папок документов (пункт контекстного меню «Регистрация в журналах»).

Пользователь может при необходимости создавать любые новые журналы («Настройки»/«Журналы регистрации»), редактировать уже существующие.

4.1. Регистрация папки документов [30]

Находясь в списке журналов регистрации («Настройки»/«Журналы регистрации» или «Настройки»/«Журналы налоговой регистрации»), выберите нужный журнал и воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Зарегистрировать документы». На экране откроется список всех папок системы, в котором Вы можете отобрать папку (или папки), которые необходимо зарегистрировать.

Далее Вы должны настроить каждую из выбранных папок по своему усмотрению. Выделив маркером нужный журнал (например, CRM) в справочнике журналов регистрации, воспользуйтесь пунктом контекстного меню «Зарегистрированные папки документов». В новой вкладке появится список всех папок, зарегистрированных в нем. Выбрав нужную папку нажмите пункт контекстного меню «Настройка». На экране отобразятся все журналы, в которых эта папка зарегистрирована. Отредактировать переменную можно в колонке «Значение» (активировать двойным щелчком мыши): укажите переменную сами или выберите из предлагаемого системой списка. После внесения всех изменений не забудьте нажать кнопку «Применить», а потом «ОК».

Также Вы можете, стоя в списке папок на нужной папке, воспользоваться пунктом контекстного меню «Регистрация в журналах», добавить журнал, в который Вы хотите зарегистрировать нужную папку с помощью пункта «Зарегистрировать в новом журнале», например журнал HD. После этого настраивайте регистрацию переменных.

5. Справочник допустимых проводок [30]

В данный справочник («Настройки»/«Допустимые проводки») заносится перечень всех возможных корреспонденций между счетами из плана счетов. В процессе добавления проводок в систему осуществляется контроль введенной пользователем корреспонденции счетов на допустимость. Это позволяет уменьшить вероятность технических ошибок при вводе информации.

Допустимой считается любая проводка, содержащаяся в списке допустимых проводок. Если при формировании проводки система не находит её в справочнике, то на экран выдается сообщение:

 

Нажав «Да», пользователь автоматически добавит проводку в справочник, и при формировании аналогичной проводки сообщение больше выводиться не будет.

Если для записи допустимой проводки указаны только дебет счета и кредит счета (без субсчетов), то система «Дебет Плюс V12» разрешит выполнить любую проводку с дебета в кредит этих счетов.

6. Справочник видов валют [30]

Если используется учет валютных операций, то перечень валют, используемых в учете, должен быть введен в справочник «Видов валют». Для добавления новой валюты в справочник нужно, находясь в списке видов валют («Справочники»/«Виды валют»), с помощью пункта контекстного меню «Добавить» (или клавиши «Insert») вызвать экранную форму добавления справочника, заполнить ее и сохранить.

1. Код валюты. Код валюты, используемый в системе (проставляется автоматически). Базовая валюта должна иметь код 0.

2. Международный код вал. Общепринятый международный код валюты.

3. Название валюты. Полное название валюты.

4. Сокращенное наименование валюты. Сокращенное наименование будет использоваться в дальнейшем при добавлении проводок.

Далее указывается род, вводятся названия основной валюты и разменной монеты в различных падежах (используется в дальнейшем для вывода суммы прописью).

7. Справочник курсов валют [30]

В этом справочнике указываются курсы валют по отношению к базовой валюте и период, на который действует этот курс. На дату ввода начальных остатков должны быть введены значения курсов, иначе, если по счету будут вводиться остатки в разных валютах, система не сможет правильно рассчитать итоговую сумму в национальной валюте.

Курсы валют можно добавлять вручную, а можно скачать с сайта НБУ. Для того чтобы скачать курсы валют с сайта, перейдите в справочник «Видов валют», установите маркер на нужной валюте и в контекстном меню выберите «Курсы»/«Загрузить», для просмотра - «Курсы»/«Просмотр». Подробнее смотрите на сайте debet.kiev.ua [32] в видеоролике «Скачивание курсов валют с сайта» [44].

Для добавления нового курса вручную необходимо в списке просмотра курсов валют «Справочники»/«Курсы валют» в контекстном меню выбрать пункт «Добавление» и заполнить соответствующие поля появившейся экранной формы.

1. Валюта. Вводится сокращенное наименование валюты. Если Вы его не помните, введите любую комбинацию букв в это поле, и система даст выбрать его из списка видов валют.

2. Курс валюты. Указывается курс Нацбанка.

3.Период. Вводится дата начала и дата окончания периода действия.

8. Ввод начальных остатков [30]

В самом начале работы необходимо ввести начальные остатки. В системе «Дебет Плюс V12» их три вида: количественные, суммовые и остатки по журналам регистрации. Необходимость ввода начальных остатков по счетам возникает только при старте системы. После этого в процессе работы система строит начальные и конечные остатки за любой период из существующего начального остатка и введенных проводок. Не нужно каждый квартал или месяц переформировывать остатки в системе. Это делается только по желанию или по мере необходимости.

8.1. Ввод количественных остатков [30]

Режим ввода начальных остатков необходим в начале работы системы, чтобы ввести остатки по материалам (товарам), которые имеются на предприятии. После этого все расчеты будут отталкиваться от этой информации. Ввод количественных остатков осуществляется через «Список документов»/«Количественные остатки (SA)». После открытия папки «Количественные остатки» на экране появятся записи остатков по счетам, если таковые были введены Вами ранее.

Остатки можно ввести двумя способами: добавлять каждую номенклатуру отдельно или воспользоваться массовым вводом по справочнику номенклатуры.

На сайте debet.kiev.ua [32] в видеоролике «Ввод количественных остатков» [45] подробно рассмотрены все способы внесения остатков в систему.

На основании введенных количественных остатков можно в автоматическом режиме сформировать суммовые остатки по указанным в документе материальным счетам (но только для счетов, за которыми в плане счетов не закреплены справочники аналитики, иначе суммовые остатки нужно внести вручную).

Для этого следует выделить маркером те записи, по которым Вы собираетесь сформировать суммовые остатки и из всплывающего меню выберите режим «Сформировать суммовые остатки». После сохранения выведенного на экран списка система перенесет полученные остатки по счету и субсчетам в начальные остатки, которые используются в суммовом учете для расчета оборотов и сальдо по счетам, оборотного баланса, различных выписок и других выходных документов. После этого Вам нужно будет добавить только суммовые остатки по счетам, где не ведётся количественный учет.

8.2. Ввод суммовых начальных остатков [30]

Ввод суммовых остатков устроен в системе таким образом, что вводить суммы остатков нужно только по самому нижнему уровню детализации счета. Итоговые суммы система рассчитает сама и покажет на экране результат. Если результаты совпадут с Вашими документами, то их можно будет сохранить. Если нет, то нужно исправить ошибки в суммах нижнего уровня и повторить расчет итоговых сумм.

Результат ввода начальных остатков отличается для активных, пассивных и активно-пассивных счетов (информация о виде счета берется из плана счетов):

- если пользователь попытается для активного счета ввести кредитовое сальдо, то система перебросит его в дебет со знаком «-»;

- если пользователь попытается для пассивного счета ввести дебетовое сальдо, то система перебросит его в кредит со знаком «-»;>

- при вводе начального остатка для активно-пассивных счетов с развернутым сальдо нельзя ввести развернутое сальдо для самого нижнего уровня счета. Например, если в структуре счета выделены счет-субсчет-статья, то развернутое сальдо можно ввести только по субсчету и счету. Для статей сальдо сворачиваются.

Для ввода начальных суммовых остатков зайдите в «Первичные документы»/«Начальные суммовые остатки.

После выбора режима «Ввод/изменение по счету» система запросит дату, на которую будут вводиться остатки и номер счета. Таким образом, остатки вводятся по каждому счету отдельно. После того, как Вы укажите номер счета, система проверит, были ли ранее введены остатки на эту дату по этому счету. Возможны такие ситуации:

- На эту дату по этому счету введены остатки. В этом случае система покажет список уже введенных остатков и его можно пополнить или отредактировать

- На эту дату по этому счету остатки еще не вводились. В этом случае система создаст список, в который будет перенесена структура этого счета из плана счетов с нулевыми суммами.

- Если за счетом не закреплены справочники аналитики, то суммы остатков нужно будет вводить путем редактирования записей, созданных системой.

Пример. Введем остатки по счету, за которым не закреплены справочники аналитики. Для примера возьмем 10-й счет «Основные средства». Структура счета выглядит следующим образом:

Поскольку счет не делится на статьи, то остатки будем вводить по субсчетам. Для этого необходимо нужную строку поднять на редактирование и заполнить экранную форму:

Поля счет и субсчет будут заполнены автоматически. Вам нужно указать сумму по дебету или кредиту (в зависимости от вида счета). Нельзя заполнять оба поля. Поле «Организация» заполняется, если Вы ведете учет нескольких своих организаций в одной базе (по умолчанию в этом поле указана текущая организация и при необходимости Вы можете её изменить). Точно также отредактируйте остальные субсчета.

- Если за счетом закреплены справочники аналитики, то суммы остатков нужно будет вводить путем добавления новых записей.

Пример. Возьмем счет 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», который делится на два субсчета 631 «Расчеты с отечественными партнерами» и 632 «Расчеты с иностранными партнерами». За субсчетами закреплены две аналитики: справочник контрагентов и договора. Для ввода остатков установите маркер на нужный субсчет, выберите пункт контекстного меню «Добавить» и заполните экранную форму:

Здесь кроме счета и субсчета нужно указать две аналитики, в нашем случае код контрагента и номер договора. Если по контрагенту несколько договоров, то нужно добавить строку для каждого договора по которому есть остатки. Поле «Организация» заполняется, если Вы ведете учет нескольких своих организаций в одной базе (по умолчанию в этом поле указана текущая организация, при необходимости Вы можете её изменить).

Когда остатки по всем субсчетам введены, нужно рассчитать итоговые суммы. Для этого в контекстном меню выберите «Установить расчетные суммы». Система рассчитает итоги по счету и выведет их на экран.

Если по счету введены остатки в разных валютах, итог по этому счету будет рассчитан путем перевода всех сумм в национальную валюту по курсу на дату ввода остатков. Курс валют система берет из справочника «Курсы валют». Смотрите подробнее в разделе Справочник курсов валют [46].

Когда остатки по счету введены нажмите кнопку «Сохранить» для сохранения остатков.

Может возникнуть необходимость отредактировать введенные остатки. Для это снова выберите режим «Ввод/изменение по счету» и укажите ту же дату и тот же номер счета для которого вводились остатки. В этом случае система выведет на экран введённые Вами остатки. Если же Вы введёте дату на которую остатки не вводились, то система выведет на экран структуру счета с нулевыми суммами.

Подробнее о вводе остатков смотрите на сайте debet.kiev.ua [32] в видеоролике «Ввод начальных суммовых остатков» [47].

8.3. Ввод остатков по журналам регистрации [30]

Налоговые остатки отображают первое событие для работы с формированием НДС, валовых доходов и расходов. Налоговые остатки вносятся на день раньше всех остальных остатков (количественных и суммовых). Есть два способа формирования налоговых остатков:

1. Добавить в соответствующие папки в хозяйственных операциях (BS).

2. Сформировать сначала начальные суммовые остатки, а по ним уже - налоговые. Для этого зайдите в «Начальные суммовые остатки»/«Просмотр списка остатков» и появившемся списке отметьте дебетовые или кредитовые строки нужного счета. Далее выберите пункт контекстного меню «Сформировать бухгалтерские проводки» и указываете, в какую папку необходимо их сохранить.

На сайте debet.kiev.ua [32] в видеоролике «Ввод налоговых остатков» [48] подробно рассмотрены оба способа.