Работа с документом "Заказ поставщику"

В системе «Дебет ПлюсV12» заказы своим поставщикам оформляются документом «Заказ поставщику» (ORDER_IN). Затем на основе этого документа можно сформировать приходную накладную с автоматическим переносом строк и некоторой информации из заголовка документа.

Для того что бы добавить документ-заказ, необходимо открыть папку и добавить новый документ с помощью контекстного меню или клавиши «Insert».

Внесите всю необходимую информацию по заказу в шаблон:

1. номер документа;
2. дата документа;
3. выберите валюту в которой будете вводить информацию;
4. статус – это состояние данного документа: в зависимости от выбранного статуса он будет отображаться цветом в списке документов. После выбора статуса-«закрыт», изменения в документ вносить нельзя, вы можете только просмотреть или скопировать этот документ;

5. проставьте № договора по которому Вы работаете с данным контрагентом, или, нажав на кнопку , выберите договор из перечня договоров по этому контрагенту;
6. введите номер контрагента или, с помощью кнопки , выберите его из справочника контрагентов;
7. добавьте строки документа с помощью контекстного меню удобным для Вас способом: через массовый ввод или по одному;
8. если в программу закачен справочник валют (смотрите видеоролик «Скачивание курсов валют с сайта» [2]), в итоговой строке Вы можете перевести данную суму по документу в нужную Вам валюту.

После выполнения заказчиком работы (полностью или частично), Вам необходимо сформировать приходную накладную. Для этого можете использовать 2 способа:

способ 1 Стоя на закрытом документе, вызовите контекстное меню и выберите в нем пункт «Сформировать приходную накладную»

После выбора этого пункта, система предложит Вам перечень папок в которую нужно сохранить документ:

Выбрав папку, система откроет новый документ, информацию в котором можно при желании отредактировать.

способ 2,удобен в случаи если заказ выполнен частично. Откройте документ «Заказ поставщику», отметьте галочками строки по которым нужно сформировать приход. С помощью контекстного меню сформируйте приходную накладную.

Процесс формирования накладной аналогичен способу 1, отличие лишь в том что в накладную попадут только отмеченные Вами строки.

Для того чтобы просмотреть сформированные таким образом документы (в системе они называются связанные), нужно стать на заказе и в контекстном меню выбрать «Связанные документы» -> «Просмотр связанных документов» / «Перейти к связанному». Также Вы можете создавать свои «связки», то есть, формирование одного документа на основе другого, подробнее об этом читайте инструкцию «Связанные документы» [3]

Режим «просмотр связанных документов» не ограничивает возможности работы с документами, то есть, Вы можете открыть документ и вносить в него нужные поправки.

В системе есть возможность ведения реестра договоров. Благодаря этому реестру можно увидеть все документы (выставленные счета, оплаты, задолженности и т.д.) по конкретному договору. Для этого при создании документа (счет-фактура, налоговая накладная, заказ, платежное поручение и т.д.) относящегося к определенному договору, обязательно укажите номер этого договора. Добавить новый и посмотреть список договоров можно в меню «Первичные документы» -> «Договора»

Воспользовавшись кнопкой «Insert» или контекстным меню, добавьте новый договор и заполните необходимую информацию.

Таким образом, если правильно заполнять всю информацию в документах, то без лишних усилий можно просмотреть текущие состояния выполненных работ по данному договору(через документы по договору)/контрагенту (через акт сверки).

Заказ покупателя оформляется через формирование счета-фактуры (SF): «Первичные документы» -> «Список документов» -> «Счет-фактура». Добавьте и заполните шаблон документа.

Для просмотра оплаты пользуйтесь документами «Платежное поручение входящее(PV)/ исходящее(PP)» (подсистема «Учет банковских операций» ->»Первичные документы» -> «Список документов»). Шаблон заполнения входящего платежного поручения выглядит так:

Отгрузки товара вносятся в документ «Расходная накладная»(NK) в подсистеме «Учет ТМЦ», «Первичные документы»-> «Список документов».

В случае возврата товара поставщику используйте документ «Накладная на возврат поставщику» (VP).